Besparen op je boekhouder, wie wil dat niet? Als startende ondernemer wil je zeker in de beginperiode besparen op je boekhouder. En dat is heel begrijpelijk.
Veel startende ondernemers denken substantieel te kunnen besparen door een deel van hun boekhouding zelf te doen, meestal de boekingen van de facturen en de btw aangiften. De jaarrekening en de aangifte inkomstenbelasting laten ze dan doen door hun boekhouder.
Het idee erachter is erg gebaseerd op boekhouden uit de vorige eeuw. Het voordeel van je boekhouding zelf doen wordt door de moderne boekhoudpakketten voortdurend kleiner.
De historie van boekhouden
In de renaissance ontstond in Italië het huidige systeem van dubbel boekhouden. De monnik Luca Pacioli publiceerde in 1494 de eerste beschrijving van dubbel boekhouden. Die methodiek wordt nog steeds gebruikt.
Dubbel boekhouden biedt betere controle mogelijkheden dan andere methoden maar het was altijd enigszins omslachtig. Zeker in de tijd waarin Pacioli zijn publicatie uitbracht, toen werd de boekhouding nog gedaan met de ganzenveer.
Tegenwoordig beschikken we over computers en online boekhoudpakketten. Hierdoor is de omslachtigheid van dubbel boekhouden niet langer van belang.
Modern boekhouden
Hoe werkt modern boekhouden? De huidige online boekhoudpakketten kunnen de bankafschriften van een onderneming eenvoudig inlezen, vaak zelfs op dagelijkse basis door een rechtstreekse koppeling met de bank.
De inkoopfacturen en bonnetjes kun je scannen of fotograferen en als pdf mailen naar je administratie . De gegevens op de gescande factuur of bon worden dan grotendeels automatisch gelezen en als concept boeking klaar gezet. Het systeem “leert” van elke boeking en de volgende factuur van dezelfde leverancier wordt nog beter verwerkt. Dat kost dus steeds minder tijd (en daardoor kun je minder besparen op de boekhouder).
Het enige wat nog moet gebeuren is de controle, eventueel aanpassen, soms een kostenkenmerk toevoegen en opslaan. Daarmee zijn de gemaakte kosten en de btw heel snel verwerkt in jouw financiële administratie
Opstellen facturen
Alle moderne boekhoudpakketten hebben een factuurmodule. Met die factuurmodule maak je supersnel professionele facturen in je eigen huisstijl. Met eigen logo in kleur en volgens de Nederlandse wetgeving! Versturen kan per e-mail of printen en per post.
Deze facturen worden direct verwerk in de boekhouding. In combinatie met de dagelijkse koppeling met je zakelijke betaalrekening, heb je voortdurend een overzicht van betaalde en openstaande facturen.
Wordt een factuur te laat betaald? Een herinnering is met een druk op de knop verstuurd.
Omzet en btw aangifte
Je hebt op deze manier voortdurend inzicht in de ontwikkeling van je omzet, en je winst of verlies op voorwaarde dat:
- jij je inkoopfacturen en bonnetjes regelmatig mailt naar je administratie
- je boekhouder deze snel verwerkt.
Het gevolg van deze werkwijze is dat ook de btw aangifte continu wordt bijgewerkt. Op elk moment heb je inzicht in de af te dragen btw en daardoor kom je nooit voor vervelende verrassingen te staan.
Besparen op je boekhouder door zelf doen
Door zelf de facturen te boeken en de btw aangifte te doen kun je enigszins besparen op de kosten van je boekhouder. Maar zorg voor steun op afstand zodat je bij twijfel kunt overleggen. Als jouw boekhouder achteraf veel moet corrigeren, bespaar je helemaal niets!
Uit voorgaande is het wel duidelijk geworden dat de mogelijke besparing beperkt is. Tenminste als jouw boekhouder voldoende geautomatiseerd verwerkt. Meestal zal die besparing beperkt zijn tot een bedrag van ongeveer €25 per maand.
Zo kun je eenvoudiger besparen op je boekhouder
Je boekhouding zelf doen levert dus weinig op en kost relatief veel tijd.
Er zijn wel andere mogelijkheden om te besparen op je boekhouder. En die kosten nauwelijks tijd!
- Beperkt de zakelijke betaalmogelijkheden (bankrekeningen, credit cards, paypal, ..).
- Gebruik je zakelijke betaalrekening niet voor allerlei privé uitgaven.
- Schrijf op onduidelijke facturen welke kostensoort het betreft.
- Betaal je de brandstof voor je auto van de zakelijke betaalrekening? Neem een brandstof pinpas in combinatie met verzamelfacturen.
Tenslotte, onderhandel met je boekhouder over het tarief, waarbij je voorgaande punten als argument aanvoert!
