Eisen aan facturen; hoge boetes bij niet opvolgen

Zakelijke rekening openen maakt je boekhouder blij

Een factuur is meer dan een document waarop een bedrag staat. Er zijn wettelijke eisen aan facturen gesteld zoals de informatie die je op een factuur

moet vermelden, wanneer je facturen verstuurt en aan wie je ze verstuurt.De belastingdienst bepaalt aan de hand van je facturen hoeveel btw je moet afdragen. De belastingdienst controleert ook of jij hun eisen aan facturen opvolgt. Als je deze administratie niet op orde hebt kan je een boete krijgen tot max. € 4920. Redenen genoeg om je goed te verdiepen in de eisen aan facturen.Gezien het belang van facturen voor de btw, moet je ook controleren of ontvangen facturen aan de eisen voldoen. Schroom niet om indien nodig een verbeterde factuur te vragen van een leverancier!

Naar wie stuur je een factuur?

Je hoeft alleen facturen te versturen naar ondernemingen. Naar particulieren in Nederland hoeft geen factuur verstuurd te worden. Al kan dit wel handig zijn, dit is afhankelijk van het soort product of dienst wat je levert. Als je bijvoorbeeld een webwinkel hebt en de klant betaalt niet vooruit, dan kan je een factuur met de producten meesturen. Bij vooruitbetaling van particulieren en bij levering aan particulieren in het buitenland moet wel een factuur gestuurd worden. Heb je echter een fysieke winkel dan wordt het product ter plekke gekocht en afgerekend. Dan hoef je geen factuur te maken.Elektronisch facturen versturen In dit digitale tijdperk zullen steeds meer ondernemers hun facturen per e-mail willen versturen. De wettelijke eisen aan facturen gelden zowel voor een digitale als een papieren factuur.

Voldoe aan de eisen aan facturen door de volgende gegevens:

√ Factuurdatum √ Naam en adres van je bedrijf √ Welke goederen of diensten je geleverd hebt √ Het aantal geleverde goederen of diensten √ Een uniek factuurnummer (zorg voor een opeenvolgende en doorlopende nummering) √ Je btw-nummer (dit hoeft niet bij levering aan particulieren) √ Je kvk-nummer √ Naam en adres van je klant (ook het vestigingsadres) √ De datum van levering of datum van vooruitbetaling √ De prijs inclusief en exclusief btw √ Het bedrag en het percentage van de btwUiteraard vermeld je het totaalbedrag, je betalingstermijn en je IBAN nummer op je factuur.De eisen aan facturen tot € 100 inclusief btw zijn beperkt. Je kan volstaan met de volgende gegevens: √ Factuurdatum √ Naam en adres van je bedrijf √ Wat je geleverd hebt aan goederen of diensten √ Het btw bedrag of het percentage zodat de klant dat zelf kan uitrekenenBovenstaande eisen gelden uiteraard ook voor de facturen die jij ontvangt, anders heb je geen recht op aftrek van btw. Op een ontvangen factuur moet dus de naam van jouw bedrijf staan. Dat is niet noodzakelijk voor bonnen voor kosten van OV, taxi’s en brandstof voor auto’s en evenmin voor facturen van minder dan €100 inclusief btw.

Extra eisen aan facturen

Er zijn hiernaast nog een aantal bijzondere regelingen die extra eisen aan facturen stellen:

Als er een verleggingsregeling (als je niet zelf de btw betaald maar de afnemer) van toepassing is vermeld je “btw verlegd’’ en het btw nummer van de afnemer
Als je als afnemer zelf de factuur maakt moet je op de factuur vermelden “factuur uitgereikt door afnemer”
Als je vrijgestelde prestaties levert, moet dan ondubbelzinnig blijken uit de factuur. Je kan dan bijvoorbeeld de tekst opnemen “vrijgesteld van btw” plus de reden waarom.
Als je levert aan ondernemingen of particulieren in het buitenland gelden er andere btw regels. Kijk deze na op de site van de belastingdienst.

Wanneer moet een factuur versturen? Je facturen moeten voor de 15e van de maand na de maand waarin je je producten of diensten geleverd hebt. Bijvoorbeeld op 25 januari heb je goederen geleverd of je diensten afgerond dan moet de factuur verstuurd worden voor 15 februari.Bewaarplicht Je moet van elke factuur die je verstuurt een kopie bewaren in je eigen administratie. Je moet ook de ontvangen facturen in je administratie bewaren. Facturen over onroerende goederen moet je 10 jaar bewaren. Andere facturen moet je 7 jaar bewaren. Je mag facturen en bonnen scannen en digitaal bewaren. Mits het een juiste en volledige weergave van de originele factuur is. In de moderne boekhoudpakketten kun je zo een volledig digitaal archief opbouwen!