Consumpties onderweg; wanneer zakelijk voor zzp-er?

Wanneer zijn consumpties onderweg (maaltijden, koffie, ….) zakelijk voor een zzp-er? Dat is van belang voor de aftrekbaarheid.

De hoofdregel voor aftrek van kosten is erg eenvoudig: Aftrekbaar zijn alle kosten die nodig zijn voor de uitoefening van je bedrijf en op zakelijke overwegingen berusten. Dat geldt ook voor kosten die op onjuiste of onverstandige overwegingen berusten. Echter, consumpties bevatten altijd een privé element en dat maakt het ingewikkeld.

Aftrekbare kosten verlagen de winst van je bedrijf. En een lagere winst leidt tot een lagere aanslag inkomstenbelasting. Maar blijf kritisch op je uitgaven want aftrekbaar of niet, van kosten maken word je armer!

Consumpties onderweg nooit helemaal aftrekbaar

De uitgaven voor consumpties onderweg bevatten altijd een persoonlijk element. Daarnaast is er mogelijk sprake van extra uitgaven voor een zakelijk doel. Vanwege het persoonlijke element gelden altijd aftrekbeperkingen:

• geen aftrek voor de eerste €4.400 of naar keuze
• aftrek beperkt tot 80% (73,5% voor 2017).

De vraag is nu wanneer consumpties onderweg een zakelijk doel dienen en er sprake is van extra uitgaven ten opzichte van de normale privé uitgaven die iedereen heeft. Want alleen dan mag je de kosten gedeeltelijk aftrekken voor de inkomstenbelasting en mag je de btw misschien terugvragen.

Consumpties onderweg voor zzp-er

Van belang is de uitspraak van de Rechtbank Breda en vervolgens op 22-3-2022 van het Hof Den Haag. Deze hebben geoordeeld dat de eigen consumpties van de ondernemer geen ondernemingskosten zijn. Bij eigen consumpties gaat het over consumpties die je onderweg gebruikt terwijl je alleen bent. Deze consumpties onderweg hebben niets te maken met je bedrijf en zijn niet aftrekbaar als ondernemerskosten.

Ook het feit dat consumpties onderweg hoger zijn dan thuis, leidt er volgens de rechter niet toe dat de kosten (gedeeltelijk) aftrekbaar zijn.

Dit lijkt in strijd met de regels voor werknemers. Maar dat is niet zo. Een zzp-er is geen werknemer. Een werkgever mag de kosten voor consumpties onderweg van zijn werknemers wel ten laste van de winst brengen. Reden is dat de werkgever op grond van de arbeidsovereenkomst verplicht is deze kosten te vergoeden.

Verblijf in hotel

In genoemde rechtzaak verbleef de gedaagde in een studio en een gehuurde kamer. Zowel de studio als de kamer beschikten over een bescheiden kookgelegenheid.  Het was de keus van de gedaagde om niet te koken.

Bij zakelijk verblijf in een hotel is er geen gelegenheid om zelf te koken. Het lijkt een verdedigbaar standpunt om in dat geval de extra kosten van consumpties t.o.v. thuis als ondernemingskosten te beschouwen.

Eten en drinken met relaties

Bij eten en drinken met potentiële relaties mag je het zakelijke karakter veronderstellen. Je moet het wel aantonen! Schrijf daarom de namen van de relaties en de bedrijfsnamen op de factuur of in je agenda.

De hoogte van de uitgaven speelt nauwelijks een rol. Maar als de kosten in een volstrekte wanverhouding staan tot het nut dat zij voor je bedrijf kunnen hebben, kan de inspecteur de aftrek weigeren.

De btw over eten en drinken in horeca gelegenheden mag je nooit terugvragen. Voor zakelijke maaltijden die op de werkplek of thuis bezorgd worden, mag dat wel.

Consumpties onderweg op een dienstreis of bij "overwerk"

Voor consumpties onderweg van een werknemer op dienstreis mag het zakelijk karakter worden verondersteld. Als een werknemer door zijn werk tussen 17.00 en 20.00 uur niet thuis kan eten, is er in elk geval sprake van een maaltijd met meer dan bijkomstig zakelijke belang.

In het verleden leek het redelijk om deze regels ook toe te passen voor zzp-ers. Door de uitspraak van het Hof is dit niet meer toepasbaar.

Conclusie

De kosten van een lunch of diner met zakenrelaties zijn voor 80% (bij BV 73.5%) aftrekbaar. Kosten van consumpties die de ondernemer zelf maakt (zonder zakenrelaties of personeel) zijn niet aftrekbaar.

Als dga (directeur groot aandeelhouder) ben je werknemer van je BV of NV. In dat geval mag je de kosten voor eigen consumpties bij dienstreis of "overwerk" voor 73,5% in aftrek nemen.

Wil je meer weten over onze dienstverlening? Vul dan nu je gegevens in voor een vrijblijvend adviesgesprek en wij nemen snel contact met je op.