Digitale facturen en bonnetjes; stop met die bonnetjes!
Digitale facturen in de vorm van een pdf worden steeds gebruikelijker. Daarnaast krijg je als ondernemer nog steeds veel papieren bonnetjes, je weet wel, van die kleine losse bonnetjes voor een kopje koffie, kantoorartikelen, een lunch onderweg, enz.
Die bonnetjes raken gemakkelijk kwijt. Dat overkomt in ieder geval de ondernemers die bij ons klant zijn. En dat kost geld want dan kun je de omzetbelasting niet terug vragen en vaak kun je ook de kosten niet aftrekken.
Papieren- en digitale facturen en bonnetjes
Facturen en bonnetjes zijn beide een aankoopbewijs. Je hebt ze meestal nodig om het zakelijk karakter van uitgaven aan te tonen en je hebt ze in ieder geval nodig om de btw terug te kunnen vragen.
Digitale facturen, papieren facturen en bonnetjes moeten allemaal aan de factuureisen van de Belastingdienst voldoen. Uitsluitend voor aankopen onder €100 inclusief btw en voor brandstof gelden vereenvoudigde factuureisen. Daarop behoeft bijvoorbeeld de naam van jouw onderneming niet vermeld te worden.
En die laatste zijn vaak juist de aankopen waarvoor je een bonnetje krijgt. Het verschil tussen een bonnetje en een papieren of digitale factuur is in feite alleen de verschijningsvorm: een bonnetje is een klein papiertje dat je ergens onderweg in handen wordt gedrukt. De kans om ze kwijt te raken is dus levensgroot.
Opmerking: Let erop dat je dergelijke aankopen betaalt met je credit card of pinpas. Als je zo’n bonnetje contant betaald hebt, heb je geen bewijs van de aankoop. Je zou het bonnetje ook van je buurman gekregen kunnen hebben!
Online archief met digitale facturen
Wat zou nou gemakkelijker zijn dan een online archief met digitale facturen dat ook nog voldoet aan de bewaarplicht? En dat kan, want het is wettelijk toegestaan om papieren facturen te scannen en als digitale factuur te bewaren. De papieren factuur mag je dan weggooien.
Er komen steeds meer boekhoudpakketten waarin de facturen als pdf bewaard worden. Het enige wat je moet doen is de digitale facturen naar een speciaal voor jouw bedrijf aangemaakte “factuurinbox” mailen. Daarmee bouw je een volledig en online archief op van al jouw facturen. En je kunt het altijd en overal raadplegen.
Bonnetjes omzetten naar pdf
Het is buitengewoon eenvoudig om al je bonnetjes te digitaliseren en op dezelfde wijze te verwerken als digitale facturen. Elke ondernemer beschikt tegenwoordig over een smartfoon. Met onze app heb je altijd een kopieerapparaat bij de hand. En waarvan heeft een ondernemer nu geen kopietje nodig?
Je maakt vanuit de app een foto van een bonnetje. De app maakt er een pdf van en mailt die door een tikje op een “vinkje” direct naar je administratie. De afbeeldingen zijn van goede kwaliteit en je behoeft nooit meer wat kwijt te raken. De app is er voor Android, Apple en Windows het kost bijna niets.