arrow_drop_up arrow_drop_down

Factuur kwijt of onjuist? 5 tips voor kostenaftrek

Factuur kwijt en toch kostenaftrek? Om zakelijke kosten op te kunnen voeren en betaalde omzetbelasting (of btw) terug te kunnen vragen, heb je een factuur nodig.

Dat aankoopbewijs moet voor de omzetbelasting aan bepaalde voorwaarden voldoen. Voor de inkomsten- of vennootschapsbelasting moet je aannemelijk kunnen maken (niet bewijzen) dat het om zakelijke kosten gaat. In beide gevallen moet je corrigeren voor privé gebruik.

In alle geval dient minimaal bekend te zijn de datum van de levering, de identificatie van de leverancier en de aard en omvang van de geleverde diensten of producten. Als deze gegevens ontbreken is het zelfs niet mogelijk om vast te stellen dat het om zakelijke kosten gaat!

Bonnetje kwijt?

Facturen en bonnetjes zijn dus geld waard! Onze klanten kunnen gebruik maken van een handige app waarmee ze bonnetjes kunnen fotograferen en automatisch versturen naar hun administratie.

Desondanks raken onze klanten wel eens een bonnetje of factuur kwijt of krijgen onjuiste facturen. Betekent dit dan dat alle rechten op kostenaftrek en omzetbelasting terugvragen vervallen? Wij kennen alle mogelijkheden en passen die toe voor onze klanten. Lees hoe tevreden onze klanten zijn.

1. Factuur op naam van jou persoonlijk

Een factuur behoort op naam van jouw bedrijf te staan anders kun je de omzetbelasting niet terugvragen. Heb je echter een eenmanszaak, dan worden jij en je bedrijf als één fiscale eenheid beschouwd. Je kunt de omzetbelasting gewoon terugvragen.

Is jouw onderneming een Vof of een BV? Dan voldoet deze factuur niet aan de eisen. Je mag de omzetbelasting niet terugvragen.

Wat nu als jij (in geval van Vof of BV) je goederen of diensten afneemt uit het buitenland? Volgens de wet moet je dan de binnenlandse omzetbelasting betalen en die mag je ook aftrekken als voorbelasting. Mag je dan in dit voorbeeld de omzetbelasting niet aftrekken? Dan zou de factuur wel geschikt zijn om omzetbelasting te betalen maar niet om terug te vragen!

In praktijk kun je zo’n onjuiste buitenlandse factuur gewoon meenemen in de aangifte omzetbelasting.

De aftrek voor de inkomsten- of vennootschapsbelasting is geen probleem.

2. Factuur zonder naam en betaald van bankrekening

Een factuur die niet op naam staat, voldoet niet aan de regels voor een btw factuur, dus je mag de btw niet terugvragen. Er zijn enkele uitzonderingen:

  • bonnetjes van OV en taxi
  • brandstofbonnetjes voor auto’s (officieel: landvoertuigen)
  • bonnetje tot en met een bedrag van €100 inclusief omzetbelasting.

Je moet van dit soort anonieme bonnetjes wel een betalingsbewijs hebben. Dat kan een afschrijving zijn van je zakelijke of privé bankrekening.

In geval van een buitenlandse factuur is het onduidelijk. Gewoon meenemen in de omzetbelasting aangifte of 0% toepassen, heeft hetzelfde affect.

Kostenaftrek voor de inkomsten- of vennootschapsbelasting is zonder meer toegestaan mits je een betalingsbewijs hebt.

3. Factuur kwijt, duidelijke betalingsgegevens

Als je een factuur kwijt bent, mag je de omzetbelasting niet terugvragen. Je kunt dan zelfs niet vaststellen hoeveel omzetbelasting in rekening is gebracht.

Uitzondering hierop zijn termijnbetalingen voor bijvoorbeeld energie en water. Op je dagafschrift staat vaak het termijnbedrag en het omzetbelasting bedrag van betreffende termijn. Deze omzetbelasting kun je terug vragen. Aan het eind van het jaar krijg je de jaarafrekening waarop het totale omzetbelasting bedrag staat. Het verschil tussen de totale omzetbelasting en reeds betaalde omzetbelasting over de termijnen kun je terugvragen.

Wat nu als je diensten afneemt in de vorm van een abonnement en je bent een factuur kwijt? Bijvoorbeeld, de glazenwasser van jouw bedrijfspand komt elke 6 weken langs en stuurt elke 6 weken dezelfde factuur.

Stel je bent een dergelijke factuur kwijt, dus één of meer van een reeks van 12 stuks? Wettelijk gezien mag je de omzetbelasting niet terugvragen. Waarschijnlijk kom je er mee weg als je dat wel doet.

Voor de inkomstenbelasting of vennootschapsbelasting moet je de kosten aannemelijk kunnen maken. Die eis is minder streng dan die voor de omzetbelasting. Als je alleen over de betalingsgegevens op het dagafschrift beschikt, kan dat voldoende zijn. Je moet beschikken over een datum, de identificatie van de leverancier en de aard van de dienst of product.

Als je alleen over betalingsgegevens zijn de volgende vragen belangrijk:

  • is de aard van de dienst of product duidelijk,
  • kun je vaststellen op welk belastingjaar de kosten betrekking hebben.

Als het antwoord op beide vragen aannemelijk is, kun je de kosten in aftrek nemen voor de inkomsten- of vennootschapsbelasting. Duidelijke voorbeelden zijn de kosten voor betalingsverkeer van je bank, de inschrijving bij de KvK , het lidmaatschap van een vakvereniging.

4. Factuur kwijt, betalingsgegevens niet eenduidig

Factuur kwijt en je hebt een betaling vanaf je zakelijke rekening aan bijvoorbeeld een bouwmarkt of een supermarkt.

Btw terugvragen mag al helemaal niet, maar wat kun je nog aftrekken als kosten voor de inkomsten- of vennootschapsbelasting? Probleem is dat bij dergelijke winkels zoveel producten te koop zijn dat het zakelijke karakter van de producten op geen enkele wijze is af te leiden uit de betalingsgegevens. Aftrek voor de inkomsten- of vennootschapsbelasting is moeilijk te verdedigen. En als aftrek als zakelijke kosten niet is toegestaan, zijn het privé uitgaven!

Stel nu dat je periodiek inkopen doet in een supermarkt voor de bedrijfskantine voor consumpties op de werkplek en maaltijden voor personeel en je bent een factuur kwijt. In dat geval kun je een regelmatig patroon van dergelijke uitgaven laten zien en daarmee aannemelijk maken dat het een zakelijke aanschaf is geweest. Aftrek voor de inkomsten- of vennootschapsbelasting lijkt verdedigbaar en in een discussie met de belastingdienst zal er geen sprake zijn van opzet of grove schuld.

5. Factuur kwijt, betaling aan ondernemer zelf

In deze situatie kun je denken aan een factuur die de ondernemer contant betaald heeft en daarna vanaf zijn zakelijke rekening een betaling aan zichzelf gedaan heeft. Vervolgens is de betreffende factuur kwijt geraakt.

Deze uitgaaf kan op geen enkele manier als kosten geboekt worden. De enige mogelijkheid is om dit te boeken als privé opname.

Mogelijkheden om belasting te besparen

Je ziet dat als je een factuur kwijt bent, dat er soms toch mogelijkheden zijn voor aftrek van kosten. Op onze website vind je tal van mogelijke aftrekposten die je aanzienlijke belastingbesparingen kunnen opleveren.

Wij helpen al jarenlang mkb-bedrijven. Wij kennen de regels en assen die voor onze klanten toe.

Vrijblijvend adviesgesprek

Wil je meer weten over onze dienstverlening, vul dan nu onderstaande gegevens in en wij nemen snel contact met je op voor een vrijblijvend adviesgesprek.

Jennifer

Door

Jennifer

op 1 September 2017

Kun je ook kosten aftrekken die je wel betaald hebt maar op naam staan van een derde? i.c. een energierekening? m.a.w. maakt het uit als er een verkeerde naam op de factuur staat maar jij wel aannemelijk kan maken dat het jouw kosten waren?

Rien van der Wilt

Door

Rien van der Wilt

op 1 September 2017

Hallo Jennifer, De btw kun je niet terugvragen want voor de btw gelden strenge eisen die formeel worden toegepast. Voor de inkomstenbelasting wel, daarvoor moet je de kosten aannemelijk maken.

Daan van Bergen

Door

Daan van Bergen

op 6 May 2019

'Kosten aannemelijk maken' staat er bij punt 3. Dat lijkt me een subjectieve beoordeling. Met name de zin : "Als je alleen over de betalingsgegevens op het dagafschrift beschikt, kan dat voldoende zijn. Je moet beschikken over een datum, de identificatie van de leverancier en de aard van de dienst of product " intrigeert mij. Waar kan ik een (wet)tekst vinden die dit onderbouwt?

Rien van der Wilt

Door

Rien van der Wilt

op 6 May 2019

Beste Daan, Die door jou gevraagde wettekst ken ik niet. En geen misverstand, als ondernemer doe je er goed aan om alle bonnen en facturen te bewaren. Maar als er een aantal kwijt is, behoef je nog niet alles als privé betaling te boeken. Voor de btw gelden stringente factuureisen. Voor de inkomstenbelasting moet je uitgaven aannemelijk maken. Google bijvoorbeeld "bewijslast belastingdienst", dan kom je op de site van de belastingdienst en dan zie je dat daar ook de term aannemelijk maken wordt gebruikt. Dat aannemelijk maken is het eenvoudigst door een factuur/bon. Maar bijvoorbeeld afschrijvingen op het bankafschrift van de KvK, bankkosten, vakvereniging, adobe, microsoft, enz. maken aannemelijk dat het gaat om zakelijke kosten. Afschrijvingen van de HEMA, Bruna, e.d. zijn natuurlijk minder overtuigend.

Daan van Bergen
Marie de Jonge

Door

Marie de Jonge

op 26 June 2019

Bedankt voor deze kostenaftrek tips! Goed om te weten dat ik mijn bonnetjes van de taxi wel mag inleveren zonder naam, dit wist ik niet. Heb er namelijk nog meerdere liggen thuis.

Rien van der Wilt

Door

Rien van der Wilt

op 26 June 2019

Hallo Marie, Goed om te horen dat je er wat aan hebt. Doe er je voordeel mee.

Joke

Door

Joke

op 19 July 2019

Duidelijke beschrijving. Ik heb nog een andere vraag waar u mij wellicht mee kan helpen.. Mijn telefoonprovider wil mij geen btw-aankoopfactuur verstrekken omdat ik een particulier en geen zakelijk abonnement heb. Betekent dit dat ik mijn telefoonkosten nu niet kan aftrekken omdat ik geen btw-factuur heb, of kan ik met mijn gewone aankoopfactuur zelf een berekening maken en als geldig bewijs gebruiken?

Rien van der Wilt

Door

Rien van der Wilt

op 19 July 2019

Beste Joke, Als er geen btw op de factuur staat, voldoet de factuur niet aan de eisen voor de btw. Je mag dan geen btw terug vragen. Je mag de kosten inclusief de btw wel als kosten voor je bedrijf boeken (niet bij een BV).

Reactie plaatsen