Wanneer zijn consumpties onderweg (maaltijden, koffie, ….) zakelijk voor een zzp-er? Dat is van belang voor de aftrekbaarheid.
De hoofdregel voor aftrek van kosten is erg eenvoudig: Aftrekbaar zijn alle kosten die nodig zijn voor de uitoefening van je bedrijf en op zakelijke overwegingen berusten. Dat geldt ook voor kosten die op onjuiste of onverstandige overwegingen berusten. Echter, consumpties bevatten altijd een privé element en dat maakt het ingewikkeld.
Aftrekbare kosten verlagen de winst van je bedrijf. En een lagere winst leidt tot een lagere aanslag inkomstenbelasting. Maar blijf kritisch op je uitgaven want aftrekbaar of niet, van kosten maken word je armer!
Consumpties onderweg nooit helemaal aftrekbaar
De uitgaven voor consumpties onderweg bevatten altijd een persoonlijk element. Daarnaast is er mogelijk sprake van extra uitgaven voor een zakelijk doel. Vanwege het persoonlijke element gelden altijd aftrekbeperkingen:
- geen aftrek voor de eerste €4.400 of naar keuze
- aftrek beperkt tot 80% (73,5% voor 2017).
De vraag is nu wanneer consumpties onderweg een zakelijk doel dienen en er sprake is van extra uitgaven ten opzichte van de normale privé uitgaven die iedereen heeft. Want alleen dan mag je de kosten gedeeltelijk aftrekken voor de inkomstenbelasting en mag je de btw misschien terugvragen.
Consumpties onderweg voor werknemers
Er zijn weinig specifieke regels voor zzp-ers om te bepalen of consumpties onderweg als zakelijk beschouwd kunnen worden. Die zijn er wel voor werknemers.
Wat geldt voor werknemers behoeft niet te gelden voor zelfstandigen, maar je kunt er wel richtlijnen uit af leiden.
Eten en drinken met relaties
Bij eten en drinken met potentiële relaties mag je het zakelijke karakter veronderstellen. Je moet het wel aantonen! Schrijf daarom de namen van de relaties en de bedrijfsnamen op de factuur of in je agenda.
De hoogte van de uitgaven speelt nauwelijks een rol. Maar als de kosten in een volstrekte wanverhouding staan tot het nut dat zij voor je bedrijf kunnen hebben, kan de inspecteur de aftrek weigeren.
De btw over eten en drinken in horeca gelegenheden mag je nooit terugvragen.
Consumpties onderweg op een dienstreis
Voor consumpties onderweg van een werknemer op dienstreis mag het zakelijk karakter worden verondersteld.
Dit is niet zonder meer toepasbaar voor een zzp-er. Immers, een zzp-er werkt in het algemeen vanuit huis. Daarmee zou je iedere reis naar een opdrachtgever als dienstreis kunnen beschouwen. En daarmee zou je de kosten van elk kopje koffie onderweg als zakelijke kosten kunnen aftrekken.
Maar of dit bij controle geaccepteerd wordt, is nog maar de vraag. Het is een grijs gebied. En in deze situatie maak je als zzp-er geen extra kosten ten opzicht van een werknemer die op het NS-station privé een kopje koffie koopt.
Hoe zit het dan wel? Dat is een kwestie van redelijkheid en gezond verstand.
Als jij als zzp-er eenmalig een potentiële klant bezoekt op flinke afstand van je huisadres, mag je kleine consumpties onderweg als zakelijk beschouwen. Als je echter een 6-gangen maaltijd gaat nuttigen in je eentje onderweg, wordt het moeilijk om de zakelijke overwegingen aan te tonen.
En als jij periodiek naar een klant gaat voor de uitvoering van een opdracht, hebben die reizen hetzelfde karakter als woon-werk verkeer voor werknemers. Kosten voor consumpties onderweg zijn dan privé kosten.
Consumpties onderweg bij “overwerk”
Als een werknemer door zijn werk tussen 17.00 en 20.00 uur niet thuis kan eten, is er in elk geval sprake van een maaltijd met meer dan bijkomstig zakelijke belang.
Er is geen aanleiding om te veronderstellen dat hetzelfde niet zou mogen gelden voor een zzp-er. Als jij door je werk niet thuis kunt eten en daarom onderweg eet, maak je extra kosten om zakelijke overwegingen. Die kosten zijn dus aftrekbaar.
Hoogte van de bedragen
In geval van een dienstreis of overwerk kun je niet onbeperkt kosten voor consumpties onderweg opvoeren. Het moet enigszins vergelijkbaar zijn met wat een werknemer mag declareren in een vergelijkbare situatie. Een indicatie voor de bedragen kun je onder meer vinden in het reisbesluit voor ambtenaren. De vergoedingen zijn (2016, afgerond) als volgt:
- kleine uitgaven overdag €4
- een lunch €14
- een avondmaaltijd €22.
Onder normale omstandigheden kun je deze bedragen aanhouden als richtlijn voor de aftrekbare bedragen.
Ga je een paar dagen naar het buitenland voor acquisitie dan gelden uiteraard andere regels, aangepast aan het prijspeil in dat land.
Hans Kolbeek
op 18 Jan 2016Rien van der Wilt
op 19 Jan 2016J. Stengewis
op 07 Sep 2016Rien van der Wilt
op 07 Sep 2016Jesper
op 19 Feb 2017Rien van der Wilt
op 20 Feb 2017Lars J de Groot
op 18 Oct 2016Rien van der Wilt
op 19 Oct 2016N. Breedveld
op 13 Feb 2017Rien van der Wilt
op 13 Feb 2017Jesper
op 19 Feb 2017Rien van der Wilt
op 20 Feb 2017Chris
op 16 Jun 2017Peter
op 13 Oct 2021Rien van der Wilt
op 14 Oct 2021margreeth
op 31 Aug 2017Rien van der Wilt
op 31 Aug 2017Vincent
op 11 Sep 2017Rien van der Wilt
op 12 Sep 2017Andre Liefting
op 09 Oct 2017Rien van der Wilt
op 09 Oct 2017Andre Liefting
op 12 Oct 2017Mariana Sanchotene
op 21 Nov 2017Rien van der Wilt
op 21 Nov 2017Huub Fris
op 04 Jan 2018Rien van der Wilt
op 04 Jan 2018Steve
op 11 Feb 2018Rien van der Wilt
op 12 Feb 2018Floris
op 29 Jun 2020Rien van der Wilt
op 29 Jun 2020Wytze
op 27 Mar 2018Rien van der Wilt
op 28 Mar 2018Gerrit de Postduif
op 06 Apr 2018Gerrit de Postduif
op 06 Apr 2018Rien van der Wilt
op 07 Apr 2018Gerrit
op 08 Apr 2018Arjen
op 29 Apr 2018Rien van der Wilt
op 30 Apr 2018Jan
op 05 May 2018Jan
op 09 May 2018Rien van der Wilt
op 16 May 2018Luthfi
op 14 Aug 2018Rien van der Wilt
op 15 Aug 2018pieternel
op 29 Sep 2018Rien van der Wilt
op 01 Oct 2018Nancy
op 15 Nov 2018Rien van der Wilt
op 16 Nov 2018Schipper
op 10 Jan 2019Rien van der Wilt
op 10 Jan 2019Bert
op 31 Jan 2019Rien van der Wilt
op 31 Jan 2019Floris
op 29 Jun 2020Rien van der Wilt
op 29 Jun 2020Quin
op 30 Oct 2020Rien van der Wilt
op 02 Nov 2020