Representatiekosten; ken jij de aftrekbeperkingen?

Representatiekosten zijn kosten van leveringen of bijdragen aan anderen om je bedrijf te presenteren zonder formele tegenprestatie van de ontvanger. Als ondernemer moet je je bedrijf presenteren aan de buitenwereld. De kosten die je daarvoor maakt zijn zakelijke kosten en daarom in principe aftrekbaar.

Maar er zijn grenzen aan de aftrekbaarheid van representatiekosten. Wij krijgen veel vragen van onze klanten over deze kosten, want op jaarbasis gaat het vaak om interessante bedragen

Reclame- of representatiekosten?

De kosten voor advertenties, folders, radio- en TV spotjes en dergelijke zijn 100% aftrekbaar. Het maakt niet uit of het een onverstandige uitgave is of niet. Deze kosten vallen onder reclame- of marketingkosten.

Maar kosten voor bijvoorbeeld evenementen (inclusief eten, drinken, decoraties, enz.) die jij organiseert om je bedrijf neer te zetten, vallen meestal onder representatiekosten. Die zijn slechts beperkt aftrekbaar.

Het verschil met  reclame is dat er bij representatie geen formele tegenprestatie van de ontvangers tegenover staat en het consumptieve element sterk aanwezig is.

Andere voorbeelden van representatiekosten zijn de kosten voor een kopje koffie, een lunch of een diner met een zakenrelatie, bezoeken van evenementen, congressen en recepties, sponsoring (dorpsfeest/wielerploeg in natura/geld), cadeautjes voor relaties en relatiegeschenken (kerst).

Representatiekosten aftrekken van de winst

Representatiekosten vallen onder de zogenaamde gemengde kosten. Die mag je aftrekken van de winst voor het deel dat boven de drempel  uitkomt. In plaats van de drempel mag je er ook voor kiezen om 73,5% (2015 en 2016) of 80% (2017) van de kosten ten laste van de winst te brengen.

Bij het bezoeken van congressen en seminars, geldt deze aftrekbeperking ook voor de reis- en verblijfkosten. De kosten van kleding en persoonlijke verzorging zijn niet aftrekbaar.

Er zijn veel uitgaven die onder representatiekosten vallen en zoals je ziet, is de aftrekbeperking behoorlijk groot. Wanneer je de leveringen en bijdragen voor representatie op de juiste manier invult, kan dat zoals je hieronder kunt lezen, aanzienlijke belastingvoordelen opleveren.

Representatiekosten en winstbelasting

Voorbeeld 1

Ondernemers die lokaal werken, sponsoren vaak een dorpsfeest om hun naamsbekendheid te vergroten. Als jij dat ook weleens doet, doe dat dan slim. Beding een tegenprestatie in de vorm van een advertentie in de feestbrochure of een reclamebord op de locatie van het feest.

En vraag een factuur voor de advertentie of het reclamebord! De kosten kun je dan 100% aftrekken als reclamekosten en je vergroot jouw naamsbekendheid.

Voorbeeld 2

Als het in het vorige voorbeeld niet mogelijk is om een advertentie of reclamebord te plaatsen, dan is er sprake van een gift. Een gift van een bedrijf is aftrekbaar als het een zakelijk belang dient. Als dat belang niet bestaat uit publiciteit, wat dan wel? Als je kans ziet het zakelijk belang aannemelijk te maken, is de gift aftrekbaar.

Voorbeeld 3

Jij voorziet de plaatselijke wielerploeg van wielerkleding met opdruk van jouw bedrijf. De kosten voor de aanschaf van deze kleding kun je aftrekken van de winst, want jij kunt de zakelijke tegenprestatie in de vorm van publiciteit aannemelijk maken. De kosten van de sponsoring moeten wel enigszins in verhouding zijn met de waarde van de publiciteit.

Als jij zelf mee fietst in die wielerploeg, wordt het al lastiger. Dan liggen discussies over privé voordelen op de loer.

Representatiekosten en btw

Naast aftrekbaarheid van representatiekosten voor de winstbelasting heb je ook te maken met aftrekbaarheid voor de btw. En hoe zit het nu met de btw?

De behandeling van representatiekosten voor de btw is ingewikkeld. Die regels moet je wel kennen om de btw juist te behandelen. En de regels voor de btw zijn streng. Bij fouten wordt je al snel geconfronteerd met een hoge btw boete.

Zie de 3 voorbeelden hierboven

Alleen in voorbeeld 3 speelt de btw een rol. Idealiter zou je als bedrijf een factuur met btw voor de wielerkleding moeten sturen naar de wielerploeg. Die wielerploeg zou dan een factuur  aan jouw onderneming moeten sturen voor de reclamekosten. Omdat die factuur van de wielerploeg (bijna altijd) zonder btw is, heb jij per saldo geen aftrek van de betaalde btw over de kleding.

Vaak zal de waarde van de tegenprestatie van de wielerploeg (publiciteit) kleiner zijn dan de kosten van de kleding. De sponsoring moet je dan voor de btw splitsen in een gift en in reclame (waarvoor je een factuur vraagt).

In praktijk gebeurt dat versturen van die facturen meestal niet. Dan is er sprake van een gift die jij als ondernemer uit zakelijke overwegingen doet. De btw over de aankoop van de wielerkleding is niet aftrekbaar omdat die kosten niet gedaan zijn voor met btw belaste diensten.

Horeca bestedingen

Btw op eten en drinken in horeca gelegenheden is nooit aftrekbaar. Als je een cateraar inhuurt, hangt het van de feiten en omstandigheden af of de btw aftrekbaar is. Als de consumpties worden genuttigd in een niet apart voor die gelegenheid ingerichte ruimte, is de btw aftrekbaar.

Maar let op, dit luistert heel nauw! Als je tafeltjes bijplaatst, decoraties aanbrengt of een tent neerzet is al snel sprake van een speciaal ingerichte ruimte en dan mag je de btw niet terug vragen.

Zoals je merkt, zijn de regels ingewikkeld. Wij helpen al jaren mkb-bedrijven (zzp, eenmanszaak, vof, BV) met het besparen op belastingen. Wij kennen de regels en passen die voor onze klanten toe.

Relatiegeschenken

Als jij uit zakelijke overwegingen geschenken weggeeft aan relaties kun je in principe de betaalde btw in aftrek brengen. Als echter de begunstigde als hij het geschenk zelf zou hebben gekocht, de btw (hoofdzakelijk) niet in aftrek zou kunnen brengen, wordt de aftrek van btw bij jou uitgesloten.

Die uitsluiting van aftrek berust op het Besluit uitsluiting aftrek omzetbelasting 1968 (BUA).Er is echter geen uitsluiting van aftrek als de aankoopprijs van de geschenken per begunstigde per jaar niet meer is dan €227.

Als de geschenken uitsluitend voor privé doeleinden kunnen worden gebruikt, dan is de BUA van toepassing.

Legio aan bespaar mogelijkheden        

Het op de juiste manier omgaan met representatiekosten zorgt direct voor besparingen (of voorkomen van btw boetes).

Op onze website vind je nog veel meer mogelijkheden die, mits juist verwerkt in je administratie, aanzienlijke besparingen kunnen opleveren. Het komt in onze praktijk regelmatig voor dat die besparingen hoger zijn dan onze scherpe maandkosten.

Vrijblijvend gesprek

Wil jij ook tijd en geld besparen? Bel ons, mail ons of bezoek ons. Of wil je liever dat wij contact met jou opnemen? Dat kan ook. Laat dan je gegevens achter.