Bonnetjes kwijtraken? Welke ondernemer overkomt dat niet? En dat kost geld, want bonnetjes en facturen zijn beide een aankoopbewijs.
Daarmee kun je als ondernemer bewijzen dat je zakelijke kosten hebt gemaakt. Dat is bijna altijd nodig om die kosten te mogen aftrekken voor de inkomstenbelasting. Het is in ieder geval nodig voor het terugvragen van de btw. Daarom kost bonnetjes kwijtraken geld.
Bonnetjes kwijtraken hoort bij een papieren archief
Tot voor enige jaren geleden was je als ondernemer verplicht een papieren archief bij te houden. Dat had vervelende consequenties: 
- Je moest de originele bonnetjes en facturen 7 jaar bewaren, ondanks dat een deel van de bonnetjes na enkele jaren niet meer leesbaar was.
- Die bonnetjes en facturen moesten op volgorde van de papieren bankafschriften gelegd worden voor verwerking in de boekhouding.
- Je moest die stukken periodiek aanleveren bij je boekhouder (en na enige tijd weer ophalen).
- De belangrijkste gegevens van die bonnetjes en facturen (datum, leverancier, bedrag, btw-bedrag, ….) moesten overgetypt worden in de boekhoudsystemen.
- Van de door jou verstuurde verkoopfacturen moest je handmatig bijhouden of ze betaald waren.
Deze werkwijze bestaat nog steeds. Maar dat is niet meer nodig.
Digitale facturen
Binnen ons administratiekantoor streven we ernaar om door vergaande automatisering onze klanten zoveel mogelijk werk uit handen te nemen. Sinds digitale facturen zijn toegestaan, zijn de mogelijkheden voor efficiëntere processen enorm toegenomen.
Wij geven je daarom enkele handige tips hoe jij je administratie gemakkelijk kunt digitaliseren.
Naar een volledig digitale administratie
Jouw boekhouding kan dankzij online boekhoudsoftware volledig digitaal worden. Zo’n digitale administratie heeft de volgende kenmerken:
- Je kunt facturen en bonnetjes scannen en daarna mailen naar een speciaal voor jouw bedrijf aangemaakt email adres. Dat kan één voor één of in batches.
- Het is ook mogelijk om ze met een app op je smartfoon te fotograferen en ze direct te versturen naar het hiervoor genoemde email adres. Dat is vooral makkelijk als je onderweg bonnetjes krijgt in een restaurant of winkel. Bonnetjes kwijtraken is daarmee verleden tijd.
- Die gescande facturen of bonnetjes worden door moderne online boekhoudsoftware grotendeels automatisch “herkend” en omgezet in een boekingsvoorstel. Dat boekingsvoorstel moet je nog controleren, soms enigszins aanpassen en definitief maken met een enkele muisklik. Dat is veel minder werk dan overtypen en dus minder kosten.
- Als je de factuur wil zien of downloaden die bij een boeking hoort, dan klik je op de boeking en wordt de digitale factuur direct zichtbaar.
- Je kunt overal en altijd je cijfers raadplegen met behulp van een PC, laptop, tablet of smartfoon.
Zoals je ziet heeft een digitale administratie veel voordelen. Wil je er meer over weten? Bel ons of mail ons.
Boekhouding online uitbesteden?
Wil je het jezelf heel makkelijk maken? Dan kun je ervoor kiezen om je boekhouding uit te besteden aan een online administratiekantoor. Dat heeft de volgende voordelen:
- Je krijgt veel tijdwinst: scannen, mailen, klaar!
- Je boekhouding is altijd actueel als je tijdig je facturen mailt.
- Je hebt altijd en overal inzicht in openstaande facturen, te betalen btw, …..
- Je krijgt een 100% digitaal archief.
Deze digitale boekhouding wordt bewaard op de servers van een gerenommeerd bedrijf waardoor beveiliging en back-up gegarandeerd is. En stap je over naar een ander administratiekantoor? Dan heb jij nog 7 jaar lang gratis toegang tot jouw bestanden!
Hoe verder?
- Wil jij tijd en geld besparen op je administratie en wil jij niet langer bonnetjes kwijtraken? Neem dan contact op met ons voor een vrijblijvend adviesgesprek.
- Besteed jij liever veel tijd aan een papieren administratie en vind jij het prima om bonnetjes kwijt te raken? Doe dan niets.
