Kleine consumpties op de werkplek ofwel eten en drinken op de werkplek. Kleine consumpties op de werkplek zijn bijvoorbeeld koffie, thee, Cup-a-Soup, Marsen, Snickers, appels, maar ook patat en snacks.
Echter 2 broodjes en koffie verstrekken tijdens de lunchpauze wordt beschouwd als een maaltijd, daarvoor geldt een andere regeling.
Privé voordelen
Eten en drinken heeft altijd in meer of mindere mate te maken met privé voordelen en dat maakt de fiscale behandeling ingewikkeld. Je hebt te maken met de aftrekbaarheid voor de winst, de loonheffingen van de werknemers en met de btw.
We krijgen hierover weleens vragen van onze klanten. Dit speelt natuurlijk alleen voor bedrijven die medewerkers in dienst hebben. Als je zzp-er bent zijn consumpties die je achter je bureau thuis of bij je opdrachtgever nuttigt, bijna altijd privé uitgaven. Als jij je administratie en belastingaangiften aan ons uitbesteedt, zorgen wij ervoor dat alles perfect geregeld wordt.
De inkomstenbelasting
Kleine consumpties op de werkplek vallen onder zogenoemde gemengde kosten. Gemengde kosten zijn slechts gedeeltelijk aftrekbaar van de winst van de onderneming. Hierdoor betaalt een zelfstandig ondernemer meer inkomstenbelasting dan bij volledige aftrekbaarheid.
Voorwaarden voor die aftrek: de consumpties hebben een meer dan bijkomstig zakelijk karakter en vormen geen complete maaltijd. Als het niet een meer dan bijkomstig zakelijk karakter heeft, zijn het privé uitgaven. Als het een complete maaltijd is, gelden andere regels.
De loonheffingen over consumpties op de werkplek
Als werknemers voordelen in natura genieten uit de dienstbetrekking, dan moeten ze daarover in principe loonheffing betalen.
Kleine consumpties op de werkplek die de werkgever verstrekt aan zijn werknemers, worden door de wetgever op nihil gewaardeerd. Ze blijven daarom onbelast voor de loonheffing.
De btw over consumpties op de werkplek
De btw over consumpties op de werkplek is vaak maar gedeeltelijk aftrekbaar. Stel je ben een startende ondernemer met een Vof. Hoe zit dat nu met de aftrekbaarheid van de btw over de kosten voor kleine consumpties bij bijvoorbeeld een Vof met 2 vennoten en 2 werknemers?
Consumpties op de werkplek voor werknemers
Als werkgever mag jij jouw werknemers tijdens werktijd gratis kleine consumpties op de werkplek geven. Gratis wil zeggen onbelast voor de loonheffingen. Je mag deze consumpties ook tijdens de pauzes onbelast verstrekken als dergelijke consumpties ook buiten de pauzes verkrijgbaar zijn.
Je geeft jouw personeel op deze manier wel een vergoeding in natura. Dit wordt fiscaal aangeduid als ‘bevoordeling’. Als de bevoordeling per werknemer per jaar meer is dan € 227, mag je de btw die je betaalt over de kosten voor deze personeelsvoorzieningen, niet (volledig) aftrekken.
Consumpties op de werkplek voor vennoten
Voor de aftrekbaarheid van consumpties op de werkplek, die door jou en je mede-vennoot zelf genuttigd worden, gelden andere regels. Immers, als zelfstandig ondernemer ben je geen werknemer en betaal je geen loonheffingen.
Er bestaan geen specifieke regels voor consumpties op de werkplek door de ondernemer zelf. Hiervoor moet je terugvallen op de algemene regels voor de btw en de inkomstenbelasting. Je hebt dan te maken met de aftrekbaarheid voor de winst, van belang voor de inkomstenbelasting, en de aftrekbaarheid voor de btw.
Voor de winstbepaling (en dus voor de inkomstenbelasting) geldt zoals gezegd, de algemene forfaitaire regeling dat eten en drinken slechts gedeeltelijk aftrekbaar is. Voor de btw gelden geen specifieke regels, je mag de btw dus helemaal terugvragen.
Als het persoonlijke karakter van die kosten overheerst, dan zijn die kosten in het geheel niet aftrekbaar. Als je dus een zak Marsen koopt en mee naar huis neemt, is dat gewoon een privé opname.
Voorbeeld van kleine consumpties bij een Vof
Een Vof met 2 vennoten en 2 medewerkers heeft op jaarbasis de volgende kosten voor kleine consumpties: koffie, thee en melk €480, bier €360 en bitterballen €360, totaal €1200 excl. btw.
Het bier en de bitterballen worden vooral op vrijdag na werktijd in de kantine gezamenlijk genuttigd door werknemers, vennoten en vaak enkele externe relaties. Gezien het gezamenlijk nuttigen door vennoten, werknemers en relaties kunnen deze consumpties als zakelijk beschouwd worden (teambuilding, netwerken).
De overige personeelsvoorzieningen bestaan uit een kerstpakket ter waarde van €60; ook de vennoten nemen elk zo’n kerstpakket mee naar huis.
In welke mate zijn deze kosten aftrekbaar voor de btw?
Berekening van de aftrekbaarheid voor de btw
De werknemers, de vennoten en de relaties gebruiken elk 1/3 deel van de consumpties, kosten van de aanschaf in totaal €1200 excl. btw.
De werknemers
De berekening van de bevoordeling per werknemer gaat als volgt:
Aanschafkosten consumpties———-€400
Fiscaal verplichte opslag van 25%—–€100
Eigen bijdrage medewerkers————€0 -/-
Totaal—————————————€500
Bevoordeling per medewerker ——– €250
Overige voorzieningen (kerstpakket)—€60
Totaal bevoordeling———————-€310
Als de bevoordeling minder is dan €227 dan is de btw aftrekbaar; is het meer dan €227 zoals in dit voorbeeld, dan moet je 6% over €500 corrigeren op de betaalde btw over de aanschafkosten van de consumpties. Voor de consumpties door de werknemers moet in dit voorbeeld daarom 6% over €500 = €30 gecorrigeerd worden op de teruggevraagde btw (in de laatste aangifte van het boekjaar).
De kosten van de overige voorzieningen zijn in dit voorbeeld €60 per werknemer. De btw is dan 100% aftrekbaar. Is het totaal van de overige voorzieningen meer dan € 227? Dan mag je bij de overige voorzieningen de btw in het geheel niet aftrekken. De btw correctie moet aan het eind van het boekjaar terugbetaald worden aan de fiscus.
De vennoten
De 2 vennoten gebruiken dezelfde hoeveelheid consumpties op de werkplek als de werknemers. Voor hen gelden geen specifieke regels, dus de btw is volledig aftrekbaar.
Maar hoe zit het met het kerstpakket voor de vennoten? Dit dient geen enkel zakelijk doel en de aanschaf van die 2 kerstpakketten moet beschouwd worden als een privé uitgave. In praktijk zal de belastinginspecteur hier overigens geen punt van maken omdat het bedrag erg klein is.
De relaties
De btw over de consumpties voor de relaties is volledig aftrekbaar.
Besparen op de kosten
Zoals je ziet, zijn de regels nogal ingewikkeld. De juiste toepassing stelt eisen aan de inrichting van je administratie. Meestal gaat het om bescheiden bedragen.
Om administratieve lasten te verminderen (kosten van je boekhouder), kan je overwegen om de btw over de kosten van consumpties op de werkplek in het geheel niet terug te vragen. Die btw zijn dan kosten die in mindering op de winst komen.
Ook besparen op je kosten?
Wij helpen veel mkb-bedrijven (zzp / VOF / BV / klein MKB) met het besparen van zowel kosten als belastingen. Wij zorgen voor een efficiënte en bijna volledig geautomatiseerde administratie. Daarnaast kennen we alle actuele aftrekposten en passen ze voor onze klanten toe.
Vaak zijn de te realiseren besparingen hoger dan onze scherpe tarieven. Wij helpen je niet alleen met besparen, maar we ontzorgen je volledig!
Wil je meer weten over onze dienstverlening, vul dan nu je gegevens in en wij nemen contact met je op voor een vrijblijvend adviesgesprek.
