Verplichtingen bij aannemen personeel; 3 wettelijke plichten

Je hebt 3 wettelijke verplichtingen bij aannemen personeel! In een ander artikel over personeel aannemen, hebben we al globaal beschreven waar je allemaal op moet letten. Dat zijn bedrijfseconomische overwegingen en wettelijke verplichtingen. In dit artikel lees je in detail hoe je kan voldoen aan de wettelijke verplichtingen. Je moet voldoen aan de volgende wettelijke verplichtingen bij aannemen personeel:

• identificeren van je medewerker,
• aanmelden bij de belastingdienst als werkgever (als je voor de 1e keer personeel aanneemt),
• een loonheffingennummer aanvragen.

Daarnaast moet iedere medewerker een loonbelastingverklaring inleveren. In het kader van de zorgplicht is het verstandig om het betreffende formulier uit te reiken en te vragen dat in te vullen.

Controle identiteit van je medewerker

Eén van de belangrijkste verplichtingen bij aannemen personeel is de identiteit van jouw medewerkers te controleren (verificatieplicht) en bewijs van die verificatie te bewaren (bewaarplicht).

Verificatieplicht geldig identiteitsbewijs

Bij indiensttreding van een nieuwe medewerker bent je verplicht naar een geldig identiteitsbewijs te vragen. De medewerker is verplicht het originele document te tonen. Dit kan bijvoorbeeld een paspoort, een identiteitskaart of vreemdelingendocument zijn. Een rijbewijs of een verklaring van de Belastingdienst met burgerservicenummer zijn geen geldig identiteitsbewijs want er staat geen nationaliteit op vermeld. Bij het controleren van identiteitsbewijzen moet je letten op:

• pasfoto: komt deze overeen met de persoon die voor je staat?
• kenmerken: kloppen de genoemde fysieke kenmerken zoals lengte en leeftijd?
• handtekening: laat de medewerker ter controle zichtbaar een handtekening zetten op een copie van het identiteitsbewijs.
• nationaliteit: is de nationaliteit vermeld? De identificatieplicht geldt ook voor buitenlandse medewerkers.
• geldigheid van het document: is de vervaldatum nog niet verstreken?

Bewaarplicht identiteitsbewijs

Je maakt zelf een duidelijke kopie waaruit de aard en het nummer van het identiteitsbewijs blijken. Op die kopie laat je de medewerker een handtekening zetten. Zelf zet je eveneens een handtekening en je voegt plaats en datum toe. Je bewaart deze kopie in je administratie zodat je bij eventuele controles de gevraagde inlichtingen kunt geven. Je bent verplicht de kopie te bewaren tot minstens 5 jaar na het einde van het kalenderjaar waarin de werkzaamheden van de betreffende medewerker zijn beëindigd.

Aanmelden als werkgever bij de belastingdienst

Een van de andere verplichtingen bij aannemen personeel is uiteraard het betalen van loonheffingen. Daarvoor moet jij je als werkgever melden bij jouw belastingkantoor. Dat doe je met het formulier 'Melding loonheffingen aanmelding werkgever'. Op dit formulier, dat je kunt downloaden van de site van de belastingdienst, worden een aantal vragen gesteld. De meeste vragen zijn gemakkelijk te beantwoorden. Na invullen kan je het formulier printen. Het is niet mogelijk om het ingevulde formulier op te slaan. De volgende vragen hebben wellicht enige toelichting nodig, te weten: Moet u premies medewerkersverzekeringen afdragen? Het antwoord is “ja”, als er sprake is van een dienstbetrekking. Er is een dienstbetrekking als de medewerker verplicht is te komen werken en de werkgever is verplicht loon te betalen. Verder moet er sprake zijn van een gezagsverhouding. In andere gevallen raadpleegt je het beste je administratiekantoor. Omschrijf de activiteiten: Geef een beknopte omschrijving van de activiteiten op hoofdlijnen. Voor de medewerkersverzekeringen is het bedrijfsleven verdeeld in sectoren. Elke sector bestaat uit 1 of meer bedrijfstakken of gedeelten daarvan. Je bent verplicht aangesloten bij 1 van de sectoren. Bij welke sector dat is, hangt af van je activiteiten. Uitgangspunt is dat werkgevers met dezelfde activiteiten bij dezelfde sector zijn aangesloten. Premieloon sectorfonds: Vul hier het brutoloon in van jouw medewerker(s).

Een loonheffingennummer aanvragen

Hier hoef je niets extra voor te doen. Als jij je als werkgever hebt aangemeld, krijg je via de post de volgende informatie van de Belastingdienst:

• Een loonheffingennummer. Dit loonheffingennummer hebt je nodig om aangifte loonheffingen te kunnen doen. Je vermeldt het ook steeds op jouw correspondentie met de Belastingdienst.
• Een aangiftebrief. In deze brief staat over welke tijdvakken je aangifte moet doen (per 4 weken of per maand).
• De beschikking waarin staat bij welke bedrijfssector je bent aangesloten, zodat je de juiste percentages voor de sociale verzekeringen gebruikt. Je krijgt deze na de aanmelding als werkgever en als je een wijziging doorgeeft.
• Een brief met het percentage voor de gedifferentieerde premie WGA.

Loonbelastingverklaring uitreiken aan medewerker

Dit valt niet onder de verplichtingen bij aannemen personeel die jij hebt. Het is een verplichting van je medewerker. Je medewerker moet jou gegevens verstrekken voor de inhouding van de loonheffingen. Veel medewerkers weten dat niet. Daarom is het verstandig om je medewerker te vragen een loonbelastingverklaring in te vullen middels het formulier: “Opgaaf gegevens voor de loonheffingen”. Dit formulier is te downloaden van de site van de Belastingdienst. Op een loonbelastingverklaring moeten medewerkers naast enkele persoonlijke gegevens altijd aanvinken of ze wel of geen loonheffingskorting willen. Als ze niet precies weten wat ze daarmee aan moeten, komen ze bij jou als werkgever aan met vragen.

Wat is loonheffingskorting precies?

De loonheffingskorting is eigenlijk een bundel van heffingskortingen. Deze komen allemaal voor bij de loonbelasting/premie volksverzekeringen. Het is korting waar elke medewerker die in Nederland werkt gebruik van mag maken. Ook voor mensen die niet in Nederland wonen. De korting gaat over het bedrag aan loonheffingen dat je inhoudt op het loon. Jouw medewerker moet bij loonheffingskorting “Ja” aanvinken. Echter, als hij naast loon van jou ook elders nog loon of een uitkering ontvangt, moet hij “Nee” aanvinken. Als jij je salarisadministratie aan ons administratiekantoor uitbesteedt, zorgen wij ervoor dat je geen omkijken hebt naar bovenstaande activiteiten.