Zakelijk of prive, veel ZZP-ers en startende ondernemers moeten vaak die keus maken. Zij wonen en werken in één pand: zij hebben hun bedrijf of praktijk aan huis. Denk aan de fysiotherapeut met een praktijkruimte aan huis of de logopediste die klanten ontvangt op een zolderkamer van haar woning.
Hetzelfde geldt voor hun auto, computer of telefoon. Al die goederen worden zowel zakelijk als privé gebruikt.
Daardoor rijst de vraag hoe je jouw werkruimte, auto, computer, telefoon, enz. gaat administreren: zakelijk of prive? Of wel wordt het onderdeel van je ondernemings- of privevermogen.
In de praktijk geeft dit veel problemen en de financiële gevolgen kunnen groot zijn!
Zakelijk of prive; vaak heb je keus
Voor een zelfstandig ondernemer zijn er 3 mogelijkheden om vermogen (goederen, zaken, ….) toe te rekenen: verplicht privevermogen, verplicht ondernemingsvermogen of keuzevermogen.
Het is de laatste categorie die problemen geeft, de vermogensbestanddelen die voor de zaak én voor prive worden gebruikt. Dat is de categorie waarbij de ondernemer mag kiezen voor zakelijk of prive. Die keuzevrijheid wordt begrensd door de redelijkheid en billijkheid. In vakjargon heet dit vermogensetikettering
Verplicht ondernemingsvermogen
Koop of huur je als ondernemer iets dat je nagenoeg uitsluitend voor je onderneming gebruikt, dan is er geen probleem. Het behoort verplicht tot het ondernemingsvermogen.
Nagenoeg uitsluitend zakelijk is volgens de rechter meestal meer dan 90% zakelijk gebruik. In het algemeen is er dus enige ruimte voor prive gebruik.
Zaken die behoren tot je ondernemingsvermogen staan op de balans van je onderneming, bij eigendom zal je er vaak op afschrijven en bij huur of lease zal je termijnen betalen. Voorbeelden zijn een bedrijfspand, een bestelauto en ook de vorderingen en schulden die ontstaan door de bedrijfsvoering.
Verplicht privevermogen
Tot het prive vermogen behoort verplicht alles wat geen enkele relatie heeft met je onderneming. En die zaken die slechts bijkomstig zakelijk gebruikt worden.
Bijkomstig zakelijk gebruik is voor een rechter meestal minder dan 10% zakelijk gebruik. Bij een auto geldt een grens van maximaal 500 km prive.
Voorbeelden zijn je woning, inboedel en kleding. Deze goederen komen niet op de balans van je onderneming en je kunt hoogstens de extra kosten van specifiek zakelijk gebruik ten laste van je winst brengen. Zo kun je de kosten van zakelijke gesprekken met je prive telefoon ten laste van je winst brengen maar niet de kosten van je telefoonabonnement thuis.
Vertaald naar de aankoop of huur van een woning waarin je ook werkt: Als het gebruik meer dan 90% prive is, zijn er geen (reële) mogelijkheden voor aftrek van de kosten van de werkruimte.
Wanneer kiezen voor zakelijk of prive
Voor zaken die je meer dan bijkomstig zakelijk gebruikt, moet je kiezen. Meer dan bijkomstig zakelijk gebruik is volgens de rechter meestal meer 10% en maar niet meer dan 90%.
Voor goederen of zaken die je meer dan bijkomstig zakelijk gebruikt, mag je als ondernemer kiezen voor zakelijk of prive, dus voor privevermogen of ondernemingsvermogen.
Gemengd gebruik van je woning
Gemengd gebruik van een woning is lastig. Voor een woning waarin je woont en werkt, moet je eerst beoordelen of je een zelfstandige werkruimte hebt.
Een zelfstandige werkruimte voldoet aan het zogenaamde zelfstandigheidscriterium. Dat is het geval als jouw werkruimte door uiterlijke kenmerken duidelijk te onderscheiden is van de rest van de woning. Bijvoorbeeld door een eigen ingang en zelfstandige sanitaire voorzieningen. Bepalend is of de ruimte als werkruimte aan derden kan worden verhuurd of verkocht.
Bij een zelfstandige werkruimte kun je jouw woning splitsen in zelfstandige delen. Elk zelfstandig deel moet je dan afzonderlijk beoordelen op zakelijk of prive.
Zakelijk of prive; of administratief splitsen
Als de werkruimte in jouw woning geen zelfstandige werkruimte is, moet je zoals hierboven is uitgelegd, kiezen of je jouw woning classificeert als zakelijk of prive. Het zakelijk gebruik van je woning moet wel meer dan 10% bedragen.
In dat geval heb je nog een andere mogelijkheid: administratief splitsen.
Bij administratief splitsen reken je het woongedeelte tot je privevermogen en het bedrijfsgedeelte tot je ondernemingsvermogen. Je moet splitsen op basis van m2. Het bedrijfsgedeelte en het woongedeelte moet je nauwkeurig opmeten aan de hand van de binnenmaten van je woning. En het bedrijfsgedeelte moet je uitsluitend zakelijk gebruiken.
Financiële gevolgen
Als je goederen toerekent aan het ondernemingsvermogen, mag je alle kosten in mindering op je winst brengen met een correctie voor prive gebruik.Voor een woning of een auto heb je dan te maken met een forfaitaire bijtelling voor prive gebruik. Voor de meeste andere goederen moet je zelf een verdeling in zakelijk en prive berekenen op basis van het gebruik.
Bij verkoop wordt het resultaat belast in je onderneming. Voor een eigen woning was dat in het verleden meestal een behoorlijk nadeel.
Als je goederen toerekent aan het privevermogen heb je slechts beperkte mogelijkheden om de kosten van zakelijk gebruik in mindering op je winst te brengen.
Bij zaken die veel geld kosten, zoals een woning of een auto, is het verstandig om vooraf advies in te winnen over de keus voor zakelijk of prive.
Let op: met ingang van 1-1-2017 zijn de kosten van een niet-zelfstandige werkruimte niet meet aftrekbaar, zie artikel 3.16 lid 13 van wet IB.
