Aftrek van reis- en verblijfkosten; hoe zit dat nu?

Wij krijgen veel vragen van onze klanten over hoe het nu zit met de aftrek van reis- en verblijfkosten. Want bij een gemiddelde ondernemer gaat het bij reis-en verblijfkosten vaak om bedragen van circa € 1.000 tot wel € 5.000 (of meer) per jaar. Interessant dus om deze aftrekpost op de juiste manier mee te nemen.

Behaal het maximale belastingvoordeel!

Reis- en verblijfskosten zijn helaas slechts beperkt aftrekbaar. Zodra je de aftrek van reis- en verblijfkosten op de juiste manier verwerkt in je administratie en opgeeft aan de belasting, kan dit er voor zorgen dat je in ieder geval het maximaal toegestane belastingvoordeel krijgt.

In dit artikel geven we in hoofdlijnen aan hoe je de aftrek van reis- en verblijfkosten in je administratie juist opneemt en ook op de juiste manier kan indienen bij de belastingdienst.

1. De hoofdregel

‘Alle kosten die nodig zijn voor de uitoefening van je onderneming zijn aftrekbaar’.

Aftrekbare kosten verlagen je winst uit onderneming. Een lagere winst betekent minder inkomstenbelasting betalen. Je moet die kosten wel kunnen aantonen. Het is daarom nodig om facturen en bonnetjes van kosten goed te bewaren en ze volledig in de winstberekening en aangifte inkomstenbelasting te verwerken.

Voorbeelden van reis- en verblijfkosten 

Reis- en verblijfkosten bestaan uit kosten voor onder andere vluchten, openbaar vervoer, taxi’s, gebruik eigen auto of auto van de zaak, overnachtingen, maaltijden, eten en drinken met zakelijke relaties. En er zijn er nog veel meer!

Voor aftrek van reis- en verblijfkosten gelden diverse beperkingen, omdat uitgaven voor deze kosten volgens de wetgever privé voordelen kunnen opleveren. Die beperkingen gelden voor zowel de inkomstenbelasting als de omzetbelasting. De regels voor de inkomstenbelasting zijn meestal heel anders dan die voor de omzetbelasting.

2. Aftrek van reis- en verblijfkosten voor de inkomstenbelasting

De wetgever heeft bepaald dat voor een ondernemer de onderstaande zakelijke kosten slechts beperkt aftrekbaar zijn. Dit geldt voor kosten gemaakt in binnen- en buitenland. :

• voedsel, drank, genotmiddelen (bijvoorbeeld sigaretten);
• representatie (vermaak, borrel, etentje);
• congressen, seminars, studiereizen (inclusief reis- en verblijfkosten).

Slechts het gedeelte boven een bedrag van € 4.500 per jaar is aftrekbaar. In plaats van deze drempel mag je ook kiezen om 73,5% (2015 en 2016) of 80% (2017) van deze kosten af te trekken. Voor zzp’ers en kleine bedrijven is de laatste variant meestal het voordeligst. Maak je per jaar bijvoorbeeld € 3.000,- aan reis- en verblijfkosten, dan heb je een aftrekpost van circa € 2.300,-!

Let op, er zijn wel een aantal regels:

• Reizen en verblijf in verband met cursussen en opleidingen voor studie en beroep, alsmede in verband met congressen, seminars, symposia, excursies, studiereizen en dergelijke, zijn niet aftrekbaar boven een bepaald maximumbedrag.
• Boetes uit binnen- en buitenland zijn niet aftrekbaar.
• Reiskosten met privé (gehuurde) auto zijn aftrekbaar tot maximaal € 0,19 per km (2016).

Spelregels voor de inkomstenbelasting:

1. Toon het zakelijke karakter aan! Het zakelijke karakter van eten/drinken mag verondersteld worden bij een dienstreis of overwerk door een werknemer (werken vanuit een BV). Voor een zzp-er wordt eten/drinken bij dienstreist of overwerk niet langer als zakelijk beschouwd sinds een uitspraak van het gerechtshof in Den Haag, zie ECLI:GHDHA:2022:513.
2. Schrijf bij zakelijke etentjes met relaties de namen van de relaties en bedrijfsnamen op de factuur.
3. Bij een werklunch met medewerkers zal je het zakelijke karakter aannemelijk moeten maken, bijvoorbeeld door een agenda en verslag van de bespreking.
4. Splits de kosten van verblijf in overnachting en eten/drinken en vraag bijvoorbeeld in een hotel om een gespecificeerde rekening. Als de kosten erg klein zijn ten opzichte van het totale bedrag (maaltijd in een vliegtuig,) is dat niet nodig.

3. Aftrek van reis- en verblijfkosten voor de omzetbelasting (btw)

De btw komt uiteraard alleen in aanmerking voor aftrek als de kosten dienstbaar zijn voor met btw belaste omzet. Aanvullend heb je te maken met een aantal regels die je moet weten om de btw juist af te trekken.

Spelregels voor de omzetbelasting

• De btw op de kosten voor maaltijden in de horeca zijn bijvoorbeeld niet aftrekbaar. In een hotel moet je daarom vragen de rekening te splitsen in overnachting en eten/drinken. De btw is overigens volledig aftrekbaar als je de maaltijd haalt bij bijvoorbeeld de Chinees of laat bezorgen door een pizzeria.
• Zoals hiervoor is vermeld, zijn reis- en verblijfkosten (inclusief eten en drinken) voor congressen, seminars en studie beperkt aftrekbaar voor de inkomstenbelasting. Voor de btw zijn de regels heel anders en dat maakt je boekhouding ingewikkeld. Als je je boekhouding aan ons uitbesteed, zorgen wij voor de juiste uitsplitsing van deze kosten voor correcte aangiften omzet- en inkomstenbelasting.
• In buitenland betaalde btw is niet aftrekbaar via de reguliere btw-aangifte. Niet-aftrekbare btw mag je opvoeren als kosten. In buitenland betaalde btw behandel je in eerste instantie meestal het beste als niet-aftrekbare btw. Na afloop van het jaar kan je die eventueel door je boekhouder (deels) laten terug vragen via de Nederlandse fiscus.
• Wanneer je een bon of factuur krijgt die niet op naam staat van jouw bedrijf, dan moet je die betalen met een bankpas of creditcard. Je hebt dan een betaalbewijs. Zo’n bon of factuur voldoet niet aan de factuureisen voor de btw. Onder bepaalde voorwaarden mag je de btw toch terugvragen. Wij vertellen je graag meer hierover.

Legio aan belasting bespaar mogelijkheden

Het op de juiste manier omgaan met reis- en verblijfkosten zorgt ervoor dat je niet teveel belasting betaalt. En het leuke is, dit is nog maar een onderdeel van de punten die ervoor zorgen dat jouw bedrijf aanzienlijk kan besparen op belastingen.

Meer interessante aftrekposten

Op onze website vind je tal van mogelijke aftrekposten terug die, mits ze goed verwerkt worden in je administratie, je aanzienlijke belastingbesparingen kunnen opleveren.

Ook besparen op belastingen?

Wij helpen vele mkb-bedrijven (zzp / VOF / BV / klein MKB) met het besparen van belastingen. Wij kennen alle actuele aftrekposten en wij passen ze voor onze klanten toe.

Vaak is het te realiseren belastingvoordeel hoger dan onze scherpe tarieven. Wij helpen dan niet alleen besparen op belastingen, maar we ontzorgen je compleet op administratie- en belastinggebied.

Vrijblijvend adviesgesprek

Wil je meer weten over onze dienstverlening? Vul dan nu je gegevens in voor een vrijblijvend adviesgesprek en wij nemen snel contact met je op.