Maaltijden voor personeel; extra administratieve lasten!

Gratis maaltijden voor personeel klinkt sympathiek. Maar weet wat je doet als ondernemer. Je krijgt te maken met regels voor de loonheffingen, de winstbelasting en met de btw.

Daarnaast moet je in je kostenadministratie diverse onderverdelingen gaan maken om je aangiften correct in te vullen!

Maaltijden voor personeel of kleine consumpties?

Maaltijden voor personeel moeten onderscheiden worden van consumpties. Kleine consumpties op de werkplek zijn bijvoorbeeld koffie, thee, Cup-a-Soup, Marsen, Snickers, appels, maar ook patat en snacks.

Echter 2 broodjes en koffie verstrekken tijdens de lunchpauze wordt beschouwd als een maaltijd, daarvoor gelden de regelingen in dit artikel.

Eten en drinken heeft altijd in meer of mindere mate te maken met privé voordelen en dat maakt de fiscale behandeling ingewikkeld.

Diverse categorieën maaltijden voor personeel

Fiscaal gezien kunnen maaltijden voor personeel worden onderscheiden in de volgende categorieën:

1. als onderdeel van tijdelijke verblijfskosten. De werknemer reist dan heen en weer tussen een tijdelijke verblijfplaats en zijn werkplek, omdat er zakelijke redenen zijn om (nog) niet bij de plaats van zijn werk te gaan wonen.
2. voor zakelijke besprekingen met klanten buiten de vaste werkplek.
3. bij werkzaamheden op niet-permanente locaties, zoals bij het werk van wegenbouwers, en bouwvakkers.
4. maaltijden met een meer dan bijkomstig zakelijk karakter. Hiervan is sprake bij overwerk of werk op koopavonden; therapeutisch mee-eten; werkzaamheden aan boord van vliegtuigen, schepen, boorplatforms of kermiswagens; als een werknemer door zijn werk tussen 17.00 en 20.00 uur niet thuis kan eten; zakelijke besprekingen met personeel gecombineerd met een maaltijd.
5. maaltijden voor personeel in de bedrijfskantine.

Maaltijden voor personeel en de loonheffingen

Voor verstrekking van maaltijden aan personeel geldt de werkkostenregeling. Binnen de werkkostenregeling zijn de verstrekking (en vergoeding) van de maaltijden in de categorieën 1, 2, 3 en 4 onbelast voor de loonheffingen.

Voor maaltijden in de bedrijfskantine geldt een normbedrag (2015: €3,15 per maaltijd). Dit betekent dat voor elke medewerker het aantal maaltijden x normbedrag als loon beschouwd wordt. Dit loon moet worden verwerkt als een fiscale bijtelling op het salaris van de medewerker. Daardoor wordt er meer loonheffing ingehouden op het salaris.

Als je geen bijtelling toepast, moet het bedrag worden toegerekend aan de vrije ruimte van de werkkostenrekening. De vrije ruimte zal vaak niet groot genoeg zijn, zie onderstaande voorbeeld.

Voorbeeld: Op jaarbasis zal het bedrag dat voor een full-time medewerker moet worden toegerekend aan de vrije ruimte van de werkkostenregeling ongeveer 200 maaltijden x €3,15 = €630 bedragen. De vrije ruimte is 1,2% van de loonsom. Bij een gemiddeld loon van €30.000 per medewerker per jaar is de vrije ruimte per medewerker gemiddeld €360. Gemiddeld is de vrije ruimte dan te klein voor alle maaltijden. Over het deel dat niet past in de vrije ruimte moet je 80% loonheffing betalen!

Maaltijden voor personeel en de winstbelasting

De winstbelasting is de vennootschapsbelasting bij een BV of de inkomstenbelasting bij een eenmanszaak of een Vof.

De kosten voor eten en drinken vallen bijna altijd onder de zogenaamde gemengde kosten. Je mag die kosten aftrekken boven een drempel (2019) van €4.500 of voor 80% (bij een BV voor 73,5%). Die aftrekbeperking heeft te maken met het privé voordeel van de gebruikers. Dit geldt bijvoorbeeld voor de maaltijden in de categorieën 1 tot en met 4 hierboven.

De kosten voor ingrediënten of de cateringkosten voor maaltijden in de bedrijfskantine zijn echter volledig aftrekbaar, want de bijtelling van het normbedrag verdisconteert het privé voordeel. Je moet deze kosten in jouw administratie daarom wel onderscheiden van de overige kosten voor eten en drinken!

Maaltijden voor personeel en de btw

Voor de btw gelden geheel andere regels. De btw op maaltijden voor personeel die genuttigd zijn in de horeca kunnen niet worden teruggevraagd.

Als jij jouw personeel in de kantine gratis eten en drinken geeft of voor een lager bedrag dan de kostprijs van het eten en drinken, geef jij jouw personeel op deze manier een vergoeding. Als die vergoeding per werknemer per jaar meer is dan € 227, mag je de btw die je betaalt over de kosten voor deze verstrekking, niet (volledig) aftrekken.

Als jij zelf als IB-ondernemer ook maaltijden gebruikt in de bedrijfskantine, worden die kosten als privé uitgaven beschouwd. Je mag de btw niet terugvragen