Rittenregistratie; 6 valkuilen voor autokosten bijtelling
Met een rittenregistratie kun je de bijtelling voor privé gebruik van je zakelijke auto voorkomen. De autokosten bijtelling is van toepassing als een zakelijke auto ook voor privé gebruik ter beschikking staat. Tenzij je kunt bewijzen dat je er hoogstens 500 km per jaar privé in rijdt.
Je kunt met een sluitende en controleerbare rittenregistratie bewijzen dat je op jaarbasis, niet meer dan 500 privékilometers hebt gereden. In je rittenregistratie moet je het volgende vermelden:
- het merk van de auto
- het type van de auto
- het kenteken van de auto
- de periode waarin je de auto ter beschikking hebt (gehad)
- de ritgegevens (een rit is de enkele reisafstand tussen twee adressen).
valkuil 1: Je gebruikt schattingen en/of afrondingen in je ritgegevens
In je rittenregistratie moet je per rit de volgende gegevens volledig en nauwkeurig vermelden:
- de datum
- de begin- en eindstand van de kilometerteller
- het adres van vertrek en het aankomstadres (alleen voor zakelijke ritten). Als je vanaf jouw werkadres naar een afspraak rijdt en daarna weer terug, zijn dat 2 ritten. Je schrijft de aankomst- en vertrekadressen op van zowel de heen- als de terugreis
- de route die je hebt gereden, als je niet de meest gebruikelijke route hebt genomen
- of het een privé rit is of een zakelijke rit
- de privé-omrijkilometers als je tijdens dezelfde rit zakelijke kilometers en privékilometers rijdt.
Als jouw rittenregistratie wordt afgekeurd door de Belastingdienst, krijg je alsnog een bijtelling voor privé gebruik. Dat verhoogd jouw belastbaar inkomen. En nog erger, op onvolledige of onjuiste rittenregistratie staan hoge boetes!
Valkuil 2: Je vergeet privé-omrijkilometers te noteren als privé
Meestal is het wel duidelijk of een rit zakelijk of privé is. Soms zijn er ritten met zowel een privé als zakelijk karakter, dat vraagt extra aandacht.
Woon-werk verkeer is zakelijk. Als je op weg naar je werk omrijdt voor een privé boodschap, dan zijn de extra kilometers privé.
Valkuil 3: Je noteert een rit uit zakelijke overwegingen als zakelijk
Als je tijdens werktijd even naar de huisarts gaat met je auto om tijd te sparen, is dat een zakelijk argument, maar de belastingdienst beschouwd dit als een privé rit.
Een rit naar de receptie van een zakenrelatie is zakelijk, inclusief het thuis ophalen van je partner.
Valkuil 4: Een collega leent jouw bedrijfsauto en registreert de rit niet
Als het bedrijfsbeleid het onderling uitlenen van bedrijfsauto’s toestaat (en ook vermeld!), dan is er geen probleem op het gebied van rittenregistratie. Wel is het zo dat de rittenregistratie voor dit voertuig goed moet worden bijgehouden en jij als de oorspronkelijke bestuurder blijft te allen tijde verantwoordelijk voor de kilometerregistratie.
De Belastingdienst zal dan ook aan het einde van het jaar bij jou de administratie opvragen.
Valkuil 5: Je houdt geen rekening met de privé kilometers van je collega
Wanneer jouw bedrijfsauto tijdens het uitlenen wordt gebruikt voor privégebruik, dan tellen deze privékilometers mee voor jouw privé kilometers. De grens van 500 privékilometers voor de bijtelling autokosten wordt dan dus eerder overschreden.
Valkuil 6: Je bewaart alleen een rittenregistratie voor de fiscus
Let op, naast een juiste rittenregistratie moet je ook andere documenten bewaren, die aantonen waarom een rit gereden is bijvoorbeeld agenda’s, gegevens van onderhoudsbeurten, werkorders en facturen. Alleen de rapportage van de kilometerregistratie is dus niet genoeg.
Keurmerk rittenregistratie
Leveranciers van systemen voor rittenregistratie hebben een keurmerk ontwikkeld. Maakt je gebruik van een systeem met het Keurmerk RitRegistratieSystemen, dan neemt de belastingdienst aan dat jouw rittenregistratie sluitend is. Zij kunnen nog wel onderzoeken of een rit zakelijk of privé is.
Een rittenregistratie dient niet bij voorbaat te worden verworpen als deze niet aan alle vereisten van de belastingdienst voldoet, maar de administratie in combinatie met andere bewijsmiddelen moet wel ten minste zodanig sluitend zijn dat daaruit eenduidig kan worden afgeleid hoeveel kilometers er zakelijk en privé met auto zijn gereden.