BTW over doorbelaste onkosten: de top 5 fouten (updated 7-9-2024)

BTW over doorbelaste onkosten wordt vaak fout berekend. Het onderwerp komt vooral aan de orde wanneer startende ondernemers, ZZP’ers of andere zelfstandige ondernemers met hun opdrachtgever afspreken dat bepaalde onkosten mogen worden doorbelast.

Je kunt hierbij bijvoorbeeld denken aan kosten voor treinreizen, taxiritten, autokilometers, hotel, eten en drinken, of verzendkosten. Soms ook kosten voor de aanschaf van een duur apparaat ten behoeve van de opdrachtgever, bijvoorbeeld een Server door een IT-dienstverlener.

Onjuiste BTW over doorbelaste onkosten

Stel, op jouw factuur staat een bedrag voor jouw feitelijke dienstverlening en een of meer bedragen voor doorbelaste onkosten. Hieronder de top 5 meest gemaakte fouten met BTW over doorbelaste onkosten:

1 Je berekent de BTW correct over jouw dienstverlening, dus met het percentage dat geldt voor jouw diensten. Je brengt geen BTW over doorbelaste onkosten in rekening. Dit laatste is wettelijk onjuist en kan je op een naheffing en boete van de belastingdienst komen te staan.

2 Je berekent de BTW correct over jouw dienstverlening. Je berekent de BTW over doorbelaste onkosten met de percentages die oorspronkelijk betaald zijn door jou, bijvoorbeeld 9% over eten en drinken. Dit laatste is wettelijk onjuist en kan je op een naheffing en boete van de belastingdienst komen te staan.

3 Je berekent de BTW correct over jouw dienstverlening. Je berekent de BTW over doorbelaste onkosten eveneens met hetzelfde correcte percentage. Fiscaal is dit in orde. Echter, de doorbelaste onkosten heb je inclusief de door jou betaalde BTW op de factuur gezet, terwijl je die betaalde BTW mag terugvragen aan de belastingdienst. Zo breng je de opdrachtgever te veel in rekening. Je krijgt de BTW tweemaal terug: één keer van de belastingdienst en één keer van de opdrachtgever.

4 Je berekent de BTW correct over jouw dienstverlening. Je berekent de BTW over doorbelaste onkosten eveneens met hetzelfde correcte percentage. Fiscaal is dit in orde. De doorbelaste onkosten zet je exclusief BTW op de factuur, terwijl de betaalde btw niet mag worden teruggevraagd aan de belastingdienst. Bijvoorbeeld de kosten voor eten en drinken in de horeca of in het buitenland betaalde BTW. Zo doe je jezelf tekort.

5 Je stuurt de originele bonnen mee met de factuur voor je opdrachtgever. Daardoor kan jij bij een belastingcontrole in de problemen komen, omdat je jouw zakelijke kosten en teruggevraagde BTW niet goed kunt verantwoorden.

BTW over doorbelaste onkosten correct verwerken

Voorkom nare verassingen en pak het aan zoals wij aan onze klanten adviseren:

• De onkosten zijn voor jou om te beginnen gewone zakelijke uitgaven: je boekt de kosten in, bewaart de factuur of bon in jouw administratie en vraagt de betaalde BTW over doorbelaste onkosten terug aan de belastingdienst (voor zover dat is toegestaan).
• De kosten exclusief BTW zet je op je factuur aan de opdrachtgever. Dit is voor de fiscus onderdeel van je normale omzet. Als je de BTW over doorbelaste onkosten niet kunt terugvragen, zet je de kosten incl. BTW op jouw factuur.
• Over het geheel van de gefactureerde bedragen, bestaande uit de kosten voor jouw dienstverlening én onkosten, bereken je het BTW-tarief dat voor jouw dienstverlening geldt (meestal: 21%).
• Jouw opdrachtgever stuur je jouw factuur plus kopieën van de bonnen als verantwoording van de doorbelaste onkosten. De originele bonnen of facturen blijven in jouw administratie. Het is immers jouw zakelijke inkoop die jij moet kunnen verantwoorden tegenover de belastingdienst.

Met deze regels voorkom je naheffingen en boetes. Denk je: zit het eigenlijk bij mij nu allemaal wel goed? Wij kunnen dat voor je uitzoeken. Neem contact op we bespreken graag met je wat er mogelijk is.

Schoenmaker blijf bij je leest

Als afsluiter nog een tip voor een handelswijze die handig lijkt, maar dat bepaald niet is.

Als je een duur apparaat koopt voor je opdrachtgever (op zijn verzoek), dit door levert en via jouw factuur doorbelast dan ben je wederverkoper geworden van dat apparaat. De BTW regels zijn hiervoor al beschreven, maar er is een ander probleem.

Als jij dat dure apparaat op jouw factuur zet dan ben jij de leverancier van dat apparaat geworden. Als de opdrachtgever er problemen mee krijgt, klopt hij misschien bij jou aan. Je zou zelfs te maken kunnen krijgen met aansprakelijkheid voor fouten. Wees dus echt handig en begin er niet aan!

Doe er je voordeel mee!

Dit waren de tips over BTW over doorbelaste onkosten. Doe er je voordeel mee!

Wil je zeker weten dat alles goed zit, kijk dan eens of Boekhoudbedrijf voor MKB inzetten een goed idee is voor je. Wij zorgen dat alles in orde is en jij houdt meer tijd over voor klanten.

Meer handige informatie? Kijk wat onze website je te bieden heeft of lees meer van onze blogposts.

Vraag of opmerking? Wij horen graag van je!