Debiteurenrisico beheersen

Debiteurenrisico is het risico dat een klant waaraan je goederen of diensten geleverd hebt, niet kan of wil betalen. Dit risico ontstaat als je goederen of diensten levert die niet direct bij levering betaald worden. In dat geval verschaf je de koper in feite krediet en loop je risico dat dit niet terugbetaald gaat worden. Pas na ontvangst van betaling van de rekening verdwijnt dat risico.

Debiteurenrisico is voor ondernemers een gebruikelijk risico, zelfs zo dat de belastingdienst je soms niet aanmerkt als ondernemer omdat je geen debiteurenrisico loopt.

Debiteurenrisico beheersen is belangrijk want het kan jouw bedrijfsvoering buitengewoon zwaar beïnvloeden: tenzij jij een forse winstmarge hebt op je verkopen, zal tegenover elke onbetaald gebleven rekening een groot bedrag aan wel betaalde rekeningen moeten staan.

Het onbetaald blijven van rekeningen kan leiden tot liquiditeitsproblemen en zelfs tot een faillissement. Debiteurenrisico beheersen is een noodzakelijke proces voor een bedrijf om gezond te blijven. Dit proces begint lang voordat de 1e factuur de deur uitgaat.

Debiteurenrisico beheersen, een stappenplan

1 Stel limiet vast voor de maximale vordering per klant

Stel het maximum bedrag vast dat jij als openstaande vordering op één klant acceptabel vindt. Bedenk daarbij wat het betekent voor jouw bedrijf als een vordering van die omvang niet wordt betaald. Ga je dan failliet, dan is dat bedrag te hoog.

Hoe je dat bedrag vaststelt verschilt per bedrijf. Stel je bent een ZZP’er die werkt als dienstverlener, dan kan een limiet van 3 maanden werk acceptabel wezen. Blijkt die vordering oninbaar, dan ben je de inkomsten van 3 maanden kwijt. Dat is jammer, maar dat behoeft niet fataal te zijn.

Ben je echter aannemer met enkele personeelsleden en doe je projecten met kosten voor onderaannemers en materiaal, dan is de berekening heel anders. Als je dan is een vordering voor de kosten van 3 maanden werk niet betaald krijgt, ben je je inkomsten voor minstens een heel jaar kwijt!

2 Stel limieten per klant of groep klanten vast

In stap1 heb je het maximale bedrag van een vordering bepaald. Dat maximum wil je niet voor elke klant van toepassing bepalen. In deze stap bepaal je nu de limiet per klant of per groep gelijkwaardige klanten. Je bepaalt de limiet door de kredietwaardigheid van die klanten in te schatten. Houd het een beetje globaal en stel limieten vast per groep min of meer gelijkwaardige klanten. Zolang een opdracht/vorderingen binnen deze limieten blijft, is dat OK.

3: Maak vooraf afspraken over de betalingstermijn

Leg afspraken over de betalingstermijn vooraf vast. Allereerst in je algemene voorwaarden maar ook in een offerte, opdracht- of orderbevestiging. Leg ook eigendomsvoorbehoud vast in je algemene voorwaarden als je goederen levert. Hierdoor blijft je de eigenaar van de goederen totdat jouw klant heeft betaald.

Wees in je algemene voorwaarden ook duidelijk over de termijn waarbinnen jouw klant moet reageren als de levering niet in orde is. Dat voorkomt discussies achteraf.

Neem in je algemene voorwaarden ook regels op over in rekening brengen van rente en over incassokosten.

4: Check jouw klanten vooraf

Weet met wie je zaken doet. Niet betalende klanten vermijden voorkomt veel ellende. Controleer bijvoorbeeld vooraf in het Handelsregister of een nieuwe klant wel tekenbevoegd is. Je kunt ook de laatste jaarrekening van je klant bekijken.

Als die klant geen BTW hoeft te betalen (ander land van EU of verleggingsregeling), controleer dan het BTW nummer. Anders loop je kans dat je achteraf een extra BTW-aanslag krijgt van de fiscus.

Als je vooral aan consumenten levert, moet je wat anders bedenken. Je kunt dan standaard vragen om een voorschot te betalen.

5: Overschrijden van de limiet

Je hebt dit allemaal gedaan en nu het volgende: Je hebt uitzicht op een aantrekkelijke opdracht, maar het is duidelijk dat de daaruit voorvloeiende vorderingen jouw zelf bepaalde limieten gaan overschrijden.

Wat nu, voor die ene keer maar afwijken van de zelfbedachte regels? Pas op, kies je klant en opdracht met zorg uit! Van omzet kun je niet leven, de winst is bepalend voor het voortbestaan van je bedrijf. Er zijn diverse mogelijkheden.

Allereerst kun je extra informatie over het betaalgedrag en de kredietwaardigheid van je toekomstige klant inwinnen bij daarin gespecialiseerde bureaus. De kosten daarvan bedragen €30-€100 afhankelijk van de omvang van de rapportage.

Je kan in de onderhandelingen proberen af te spreken dat je een voorschot krijgt of dat je in termijnen mag factureren. Tenslotte kun je proberen of jouw klant een bankgarantie wil afgeven.

Eenvoudig is dit niet, maar neem jezelf serieus. Je levert goede diensten en producten en het is een teken van goede bedrijfsvoering dat je de betaling wil zekerstellen.

6: laat jouw klant tekenen

Zorg ervoor dat jouw klant tekent voor de ontvangst van goederen, voor tussentijdse aanpassingen en voor meerwerk. Hierdoor verklein je de kans op discussie over juiste levering.

Veel werk?

Met bovenstaande stappen leg je de basis om facturen tijdig betaald te krijgen, nog voor je de 1e factuur hebt verstuurd. Weet dat de helft van de faillissementen ontstaat door een slecht beheer van vorderingen.

Veel werk behoeft het niet te zijn voor een klein bedrijf. Houd het globaal, gedetailleerde uitwerking is schijnnauwkeurigheid. Neem jezelf wel serieus!