iPad van de zaak

Een iPad van de zaak, dat wil iedere medewerker wel. Maar pas op! RTL kreeg in december 2012 een naheffing loonbelasting van €325.000 nadat zij 650 medewerkers een iPad van de zaak ter beschikking hadden gesteld. Hoe zit dat nu fiscaal? Een voorbeeld.

Stel je bent een ondernemer met een bedrijf met 3 medewerkers. Je schaft 4 iPads (€600 ex. BTW) en 4 data abonnementen (€30 per maand ex. BTW) aan. De iPads worden ter beschikking gesteld (jij blijft eigenaar) aan de 3 medewerkers; de 4e gebruikt je zelf.

De iPads worden overdag alle vier zakelijk gebruikt bij klanten tijdens het werk. Buiten werktijd gaan de iPads mee naar huis. Wat zijn de jaarlijkse kosten als je rekening houdt met de vele fiscale gevolgen?

Veronderstellingen: je bent zelfstandig ondernemer voor de inkomstenbelasting en je marginale belastingtarief is 42%. Het privégebruik stellen we op 40% (maar elke discussie hierover met de fiscus kan tot andere uitkomsten leiden).

iPad van de zaak en BTW

De iPads worden zowel zakelijk als privé gebruikt. Het zijn roerende investeringsgoederen die je gebruikt voor belaste omzet. Je rekent de iPads helemaal tot je bedrijfsvermogen. Je trekt de btw volledig af en betaalt aan het einde van het jaar btw voor het privégebruik.

Je moet 5 jaar lang btw betalen voor privé gebruik. Dit is de herzieningsperiode. In deze 5 jaar tellen de aanschafkosten (excl. btw) mee voor de berekening van de kosten van het privégebruik.

De aanschafkosten neemt je voor 1/5 deel mee in het jaar waarin je de iPads in gebruik neemt. In de 4 jaren daarna doet je dit telkens weer voor 1/5 deel. Daarna neem je geen aanschafkosten meer mee in de berekening van het privégebruik. In het eerste jaar bereken je altijd het volledige 1/5 deel, ook als je de iPad pas in de loop van het jaar in gebruik neemt.

Over alle andere kosten (in dit voorbeeld de abonnementskosten) moet je ook btw betalen, voor zover die kosten te maken hebben met het privégebruik.

Berekening BTW

Je mag de iPad van de zaak in 5 jaar afschrijven. Die afschrijving is de maximale afschrijving die fiscaal toegestaan is, de werkelijke gebruiksduur stellen we op 3 jaar. De aanschafkosten van de 4 iPads zijn €2400 plus 4 data abonnementen van €30 per maand voor 36 maanden is €5040, totaal €7440. De btw voor privé gebruik over de gebruiksduur van 3 jaar is 40% van 21% over €7440 = €625.

iPad van de zaak en loonheffingen

Er is Fiscaal verschil tussen computers en communicatiemiddelen. De regels voor een onbelaste ter beschikkingstelling van computers wijken zeer nadelig af van de regels voor communicatiemiddelen, zoals een smartphone of een blackberry. Om te bepalen of een apparaat een computer of een communicatiemiddel is, geldt fiscaal het volgende:

• Apparaten met een beeldscherm (diagonaal) groter dan 7 inch (17,78 cm) zoals tablets, zijn computers.
• Apparaten met een beeldscherm (diagonaal) van maximaal 7 inch (17,78 cm) zijn communicatiemiddelen.

Een iPad heeft een beeldscherm groter dan 7 inch en wordt fiscaal daarom beschouwd als een computer.

De terbeschikkingstelling van een computer (in dit geval een iPad) is alleen onbelast als aan de volgende 2 voorwaarden voldoet:

• De iPad wordt voor 90% of meer zakelijk gebruikt.
• De iPad wordt (gedeeltelijk) op de werkplek gebruikt.

Zakelijk gebruik aantonen

Een smartphone of blackberry mag al onbelast ter beschikking worden gesteld bij 10% zakelijk gebruik. Dat betekent in praktijk dat het voldoende is indien enig zakelijk gebruik aannemelijk gemaakt kan worden.

Voor de iPad geldt de eis van 90% zakelijk gebruik of meer. Dat betekent dat die 90% heel erg goed onderbouwd moet zijn. Nu is het zelfs niet duidelijk hoe je gebruik van een iPad met zijn vele functies zou kunnen meten. Daarom is het aantonen van >90% zakelijk gebruik vrijwel onbegonnen werk.

Je kunt jouw werknemers praktisch alleen onbelast een iPad van de zaak ter beschikking stellen als deze na werktijd op de werkplek blijft. In alle andere gevallen is de fiscale uitkomst onzeker.

In dit voorbeeld hebben jij en je werknemers de iPad van de zaak ook buiten de werktijd ter beschikking. Daarom is de factuurwaarde inclusief btw van de iPad en de data abonnementen, loon voor je werknemers en ook voor jouzelf. Dat loon wordt belast met 80% eindheffing, tenzij het nog past in de vrije ruimte van de werkkostenregeling.

Berekening loonheffingen

Op basis van bovenstaande en een levensduur van 3 jaar, zijn de kosten gemakkelijk te berekenen. De bijtelling voor de loonheffingen bestaat uit de aanschaf- en abonnementskosten ad €7440 plus 21% btw over €7440 = €1562, totaal € 9002. Over dit bedrag wordt 80% eindheffing geheven (tenzij het nog zou passen in de vrije ruimte van de werkkosten regeling), dat is €7202.

iPad van de zaak en inkomstenbelasting

De kosten van de iPads en de data abonnementen (exclusief BTW) zijn aftrekbaar van de winst. Je hebt ook recht op kleinschaligheidsinvesteringsaftrek van 28%. Uitgaande van een tarief voor inkomstenbelasting van 42% kan het voordeel berekend worden.

Berekening inkomstenbelasting

De winst uit onderneming wordt verlaagd met de aanschaf- en abonnementskosten (exclusief BTW), dat is €7440 plus 28% investeringsaftrek over de aanschafkosten van €2400 = €672. In totaliteit wordt de belastbare winst verlaagd met €8112. Bij een belastingtarief van 42% voor de inkomsten belasting is het voordeel €3407.

Totale kosten

De totale kosten over een gebruiksduur van 3 jaar worden: €7440 + €625 + €7202 -/- €3407 = €11860. De kosten zijn dus aanzienlijk, vooral door de hoge eindheffing van €7202.

De fiscale behandeling van een iPad van de zaak is het gevolg van wetgeving die achterloopt op de technische ontwikkelingen. De staatssecretaris heeft al aangegeven dat de wetgeving op dit punt aangepast gaat worden. Naar verwachting zal een iPad van de zaak in 2015 fiscaal een stuk vriendelijker behandeld worden. Daarom kun je beter nog een jaartje geduld oefenen.

Ontwikkeling

Op 29 september 2014 heeft het hof in Amsterdam vastgesteld dat de iPad een communicatiemiddel is. Daardoor vervalt in bovenstaand artikel de post loonheffingen!