Een boekhouding bijhouden, waarom en hoe?

Een boekhouding bijhouden is noodzakelijk voor een goed begin van je onderneming. Een goede administratie en boekhouding bijhouden is verplicht voor de Belastingdienst; ook voor de besturing van je onderneming is het belangrijk. Een boekhouding is een overzicht van jouw financiële transacties. Dat overzicht maak je met behulp van inkoopfacturen, verkoopfacturen en overige betalingen (huur, energie, bonnetjes). Je hebt dat nodig om inzicht te houden in:

• De omzet
• De inkoopwaarde van de omzet
• De kosten die gemaakt zijn
• Het resultaat
• De zaken waarop bijgestuurd moet worden.

Boekhouding bijhouden, zelf doen of uitbesteden?

Boekhouden kan op verschillende manieren. Je kunt zelf een boekhouding bijhouden in excel of met een boekhoudpakket. Je kunt ook een boekhouding uitbesteden aan een administratiekantoor. Bij uitbesteden kies je voor gemak en tegenwoordig is er een ruim aanbod van deskundige en betaalbare boekhouders. De kosten die je maakt door uit te besteden, wegen meestal ruimschoots op tegen de tijdwinst die dat oplevert. Die levert extra opbrengsten als je de bespaarde tijd besteedt aan acquisitie of productontwikkeling.

De administratie is nodig voor eigen inzicht

Als ondernemer moet je vaak beslissingen nemen. Dan is het noodzakelijk dat je weet hoe je er financieel voorstaat. Het belang van feitelijke cijfers wordt groter als de onderneming groter wordt. Het beste is om vanaf het begin direct een goede administratie in te (laten) richten. Doe je dit niet, dan loop je het risico dat je het voor je uit gaan schuiven. En dan verlies je het zicht op inkomsten en uitgaven, waardoor je zowel de positieve als negatieve ontwikkelingen niet op tijd kunt signaleren. Een boekhouding bijhouden start met het inrichten ervan. Goed inrichten kan alleen als je weet welke doelen je wil bereiken. Je moet weten welke informatie je wil hebben. Als het bedrijf nog klein is, heb je meestal ook zonder boekhouding voldoende overzicht. Maar vaak wil je al snel meer weten, bijvoorbeeld hoeveel je aan welke producten verdient of aan welke klanten je niets verdient.

Een boekhouding bijhouden is wettelijk verplicht

Je boekhouding moet voldoen aan eisen van externe partijen. Te denken valt aan de belastingdienst, de KvK, het CBS en soms de bank. De belastingdienst is hiervan de belangrijkste. De belastingdienst eist dat je van al je financiële transacties documenten bewaart. Veel documenten zelfs tot zeven jaar. Denk aan kassabonnen, facturen, afschriften en andere bewijzen. Ook schulden, de salarisadministratie en zelf je zakelijke agenda vallen hieronder! Wil je je administratie overzichtelijk houden? Bewaar deze documenten goed georganiseerd in mappen. Berg de documenten gesorteerd op, zodat je makkelijk een document kunt terugvinden, mocht het nodig zijn. Ook als je alles afdrukt op papier, moet je de digitale bestanden bewaren. Voor facturen en bonnetjes is het toegestaan om alles te scannen en te werken met een uitsluitend een digitaal archief. De belasting controleert soms je boekhouding. Als die niet in orde is, maakt de belastingdienst een schatting van je inkomen en legt op basis daarvan een aanslag op. Die schatting is vrijwel altijd nadelig voor jou. Daarnaast krijg je ook een boete.