Overlopende posten in de boekhouding

Overlopende posten in de boekhouding zijn een moeilijk begrip voor startende ondernemers. Dat blijkt uit de vragen dat wij krijgen van onze klanten die zelf een deel van hun boekhouding doen. 

Overlopende posten in de boekhouding krijg je mee te maken als je zelf je boekhouding doet. Die posten hebben te maken met transacties die over een boekjaar heenlopen. Deze posten worden bij de jaarafsluiting op de balans gezet als overlopende activa of overlopende passiva. 

Een voorbeeld van overlopende activa: kosten die betrekking hebben op 2014 en gefactureerd of betaald zijn in 2013. 

Een voorbeeld van overlopende passiva: kosten die betrekking hebben op 2013 en gefactureerd of betaald worden in 2014. 

Als je kiest voor volledige uitbesteding heb je hier geen omkijken naar. Zie ons aantrekkelijke administratie- en belastingpakket.

Waarom zijn overlopende posten in de boekhouding nodig?

Ondernemingen zouden geen overlopende posten in de boekhouding nodig hebben indien ze de boekhouding zouden voeren op basis van het kasstelsel. Bij het kasstelsel worden alle transacties geboekt in de periode waarin de betaling gedaan of ontvangen wordt.

Echter op basis van de wetgeving mogen ondernemingen het kasstelsel (meestal) niet toepassen. In de boekhouding moeten kosten en opbrengsten geboekt worden in de periode waarop deze betrekking hebben. Voorbeeld: leasekosten van je auto over de maand december, moeten geboekt worden in de Verlies & Winstrekening van de maand december. 

Dit staat los van de factuurdatum of betaaldatum. En als de factuurdatum in januari valt, is een overlopende post in de boekhouding nodig. Als overlopende posten in de boekhouding nodig zijn, vragen de journaalposten wat meer aandacht. Als je daarin fouten maakt, voldoe je niet aan de wettelijke eisen en je krijgt verschuivingen in de winstcijfers van het ene jaar naar het volgden jaar. We zullen dat duidelijk maken met 2 voorbeelden.

Journaalposten van overlopende posten in de boekhouding

Voorbeeld 1: We nemen het genoemde voorbeeld van de leasekosten van je auto over december. De factuur komt binnen in januari met factuurdatum 2 januari 2014. Het leasebedrag stellen we op €1000 excl. btw. Je boekt in december via memoriaal: 

leasekosten auto-------€1000 

a/ nog te betalen----------------€1000 (balans, overlopende passiva) 

In januari boek je n.a.v. de factuur: 

nog te betalen---------€1000 

btw-------------------------€210 

a/ crediteuren--------------------€1210 

In januari n.a.v. de betaling: 

crediteuren-------------€1210 

a/ bank----------------------------€1210   

Voorbeeld 2: Het omgekeerde kan ook. Je krijgt de factuur in december 2013 voor de leasekosten over de maand januari 2014. Je boekt in december n.a.v. de factuur: vooruitbetaald----------€1000 (balans, overlopende activa) 

btw------------------------€210 

a/ crediteuren---------------------€1210 

je boekt in januari via memoriaal: 

leasekosten auto---------€1000 

a/ vooruitbetaald------------------€1000 

in januari n.a.v. de betaling: 

crediteuren----------------€1210 

a/ bank------------------------------€1210

Overlopende posten en de winst

Overlopende posten hebben uiteraard geen invloed op wat je verdiend met je bedrijf. Ze beïnvloeden echter wel de berekende winst. In voorbeeld 1 zou je in 2013 te weinig kosten hebben geboekt en teveel kosten in 2014. De berekende winst over 2013 zou daarmee te hoog zijn en die over 2014 te laag. Er zou in feite winst van 2014 verschuiven naar 2013. Als het om grote bedragen gaat, krijg je daardoor een onjuist beeld van je financiële situatie. Van onze klanten (zzp / vof /BV / klein MKB) die een deel van hun boekhouding zelf doen, controleren we daarom altijd hun overlopende posten. Tenzij je veel kennis van boekhouden hebt, kun je als ondernemer vaak beter kiezen voor volledig uitbesteden van je boekhouding.

Vrijblijvend advies gesprek?

Wil je meer weten over onze dienstverlening? Vul dan nu je gegevens in voor een vrijblijvend adviesgesprek en wij nemen snel contact met je op.