Algemene voorwaarden opstellen en verstrekken

Volgens de KvK heeft een kwart van de ZZP’ers geen algemene voorwaarden. Hoe gevaarlijk is dat eigenlijk?

Algemene voorwaarden zijn de kleine lettertjes in een fletse kleur achterop het contract. Ze geven de spelregels weer die je als bedrijf hanteert bij levering, verkoop, inkoop en betalen. Je zou kunnen zeggen dat die zaken ook al in de wet geregeld zijn, zeker bij levering aan consumenten. Dus waarom nog moeite doen voor algemene voorwaarden?Algemene voorwaarden leggen als het goed is de specifieke regels vast die jouw bedrijf hanteert bij het zakendoen. Ze regelen die zaken die in de wet niet zijn geregeld of onvoldoende specifiek voor jouw bedrijf. Daarom is het verstandig om algemene voor waarden op te stellen. Ze dekken risico’s af. In feite maak je afspraken met de tegenpartij over hoe je omgaat met zaken die misgaan. Want op wat niet is overeengekomen, daar kun je je ook niet op beroepen.

Eigen algemene voorwaarden opstellen

Algemene voorwaarden opstellen kost tijd. Maar je doet dat maar één keer. Daarna heb je meestal alleen nog kleine aanpassingen, bijvoorbeeld bij veranderingen in je bedrijfsvoering.Vaak kun je modelvoorwaarden krijgen van een branche vereniging. Ook de KvK heeft modelvoorwaarden. In het algemeen wordt onderscheid gemaakt tussen voorwaarden voor levering aan consumenten, levering aan bedrijven en dienstverlening aan bedrijven.Die modelvoorwaarden moeten wel aangepast worden aan jouw specifieke bedrijf. Als dat grote aanpassingen vraagt, kun je beter niet zelf gaan knutselen. Het is dan verstandig om een juridisch adviseur te raadplegen.

Wat beschrijf je in de algemene voorwaarden?

De volgende zaken staan vaak in algemene voorwaarden:

offerte: vrijblijvend of niet? acceptatietermijn;
transport: wie betaalt kosten en verzekering ?
levertijd en voorwaarden bij overmacht;
betaling: betalingstermijn, incassokosten, rente;
eigendomsvoorbehoud;
garantie en de voorwaarden hierbij;
afwikkeling van geschillen: rechter of arbitrage;
aansprakelijkheid: beperking, hoogte schadevergoeding;
welk recht van toepassing is (meestal het Nederlandse).

Algemene voorwaarden mogen niet onredelijk zijn.

Algemene voorwaarden moeten redelijk zijn voor zowel jou als de klant. Zo mag je bijvoorbeeld niet jouw aansprakelijkheid richting consumenten volledig uitsluiten. Een klant kan de rechter inschakelen. Als de rechter één of meer bepalingen in jouw voorwaarden onredelijk bezwarend vindt, dan kan hij jouw volledige voorwaarden ongeldig verklaren.Als je zaken doet met consumenten, gelden zwaardere eisen dan bij zakendoen met bedrijven. Daarom zijn er in de wet een zwarte (verboden) en een grijze (op grens van onredelijk) lijst met bepalingen. Overigens hanteert de rechter deze zwarte en grijze lijst steeds vaker ten gunste van een klein bedrijf bij conflicten tussen grote en kleine bedrijven.

Algemene voorwaarden tijdig verstrekken

Voor algemene voorwaarden geldt een informatieplicht. Je moet jouw klant een redelijke mogelijkheid bieden om van de algemene voorwaarden kennis te nemen (informatieplicht).Als je jouw voorwaarden afdrukt op de achterkant van de factuur, voldoe je uiteraard niet aan de wettelijke informatieplicht. Dat is veel te laat. In dat geval heeft het gebruiken van algemene voorwaarden geen enkel nut!Je kunt jouw algemene voorwaarden bijvoorbeeld overhandigen, vooraf toesturen of op de achterkant van een contract of offerte afdrukken. Verwijs daar dan wel naar op de voorkant. Je kunt ook in je offertes of orderbevestigingen zetten: “Op al onze transacties zijn de algemene voorwaarden van toepassing, zoals die u ter beschikking zijn gesteld”.Sinds kort mogen aanbieders van diensten hun algemene voorwaarden ter beschikking stellen door hiervoor te verwijzen naar hun website waarop die voorwaarden staan.Kortom, voordat je een overeenkomst sluit, moet de klant kennis hebben kunnen nemen van jouw algemene voorwaarden. Je moet ze dus vooraf of uiterlijk tijdens het sluiten van de overeenkomst ter beschikking stellen. De klant moet bovendien instemmen met jouw algemene voorwaarden. Stilzwijgend accepteren mag beschouwd worden als instemmen.