Als ondernemer zal je af en toe contante betalingen doen. Of verkoop facturen contant betaald krijgen. Door de aard van deze betalingen, zijn er minder controle mogelijkheden. Daarom krijgen deze transacties bij controle extra aandacht van de Belastingdienst. Om onaangename verassingen te voorkomen moet je als ondernemer je administratie van deze transacties op een juiste manier inrichten.
Als je dat niet doet, voldoe je mogelijk niet aan je administratieve verplichtingen. Als je de administratie aan ons uitbesteedt, zorgen wij ervoor dat dit goed geregeld wordt. Wil je hier meer over weten? mail ons of bel ons.
Om contante betalingen in je boekhouding op te nemen als aftrekpost voor de BTW en de inkomstenbelasting zal de bon/factuur moeten voldoen aan alle eisen die aan een factuur gesteld worden. 
Bonnen voor kleinere aankopen zoals bijvoorbeeld klein materiaal of benzine zullen vaak niet op naam gesteld zijn van je bedrijf. Dergelijke aankopen moet je betalen met een pinpas of creditcard, zodat er bewijs is dat jij de betaling hebt gedaan. Als je die contant betaalt, zou je de bon op straat hebben kunnen vinden o.i.d.
De Belastingdienst zal contante betalingen voor inkopen zonder deugdelijke factuur bij controle altijd afkeuren als aftrekpost. En deze uitgaven zien als privé betalingen. De factuurregels gelden overigens ook voor betalingen die je per bank betaalt, hierbij dient de bon of factuur ook voorzien te zijn van de benodigde informatie zoals naam van de koper en de leverancier, BTW bedrag etc. Uitzonderingen zijn benzinebonnen voor auto’s (algemeen: landvoertuigen, dus geen boot), bonnen voor OV, taxibonnen en aankopen beneden €100 inclusief BTW.
Om afkeuring van deze aftrekposten te voorkomen adviseren wij je het volgende:
Vooral bij levering aan particulieren zal je in meer of mindere mate contante betalingen ontvangen. Die betalingen zul je in je administratie moeten opnemen. De inrichting van je administratie moet in verhouding staan met de omvang en aard van je onderneming. In geval van een winkel zal je over een goedgekeurde elektronische kassa moeten beschikken. Daarmee kunnen overzichten tot op niveau van individuele transacties in korte tijd geproduceerd worden. Dat is een vereiste in geval van een belastingcontrole! Die kassagegevens maken deel uit van je administratie.
Ben je een pedicure die slechts incidenteel contant wordt betaald, dan volstaat een handmatige registratie in een kasboek. Als je beroeps- of bedrijfsmatig goederen verkoopt en de contante betaling van de goederen bedraagt € 10.000 of meer (of de waarde daarvan in vreemde valuta), dan moet je een cliëntenonderzoek doen. Waarschijnlijk wordt dit bedrag in 2025 verlaagd naar €3.000. Als je denkt dat er sprake kan zijn van witwassen of terrorismefinanciering, moet je de transactie melden. Het maakt niet uit of de betaling in 1 keer gebeurt of in delen of termijnen.
Contante betalingen moeten in je boekhouding bijgehouden worden in je kasboek. Voor elke dag noteer je het beginsaldo, de individuele transacties en het eindsaldo. In geval van een elektronische kassa’s noteer je alleen de dagtotalen van de kassa. Immers, de individuele transacties kunnen gerapporteerd worden m.b.v. de kassa.
In geval van een compleet handmatige administratie van beperkte omvang kun je de individuele transacties bijvoorbeeld bijhouden door het uitschrijven van doorlopend genummerde kassabonnen uit speciaal hiervoor gemaakte blocnotes met kopieën. Hierop vermeld je de geleverde goederen of dienst, de datum, het bedrag en indien mogelijk de naam van de afnemer. Ook van deze handmatige kassabonnen bepaal je dagelijks de dagtotalen t.b.v. je kasboek.
Het op de juiste manier administreren van contante betalingen voorkomt dat je boetes krijgt. En dit is maar één van de mogelijkheden om geld te besparen. Op onze website kun je heel veel tips vinden om belasting te besparen. Die besparingen zijn regelmatig hoger dan onze scherpe maandtarieven!
Wij helpen al jarenlang mkb-bedrijven (ZZP / VOF / eenmanszaak / BV) met het besparen van belastingen. We helpen je niet alleen met besparen, maar we ontzorgen je ook volledig. Wil je meer weten over onze dienstverlening? Laat dan je gegevens achter en we nemen snel contact met je op.