Een goede zzp administratie door deze 5 tips

Een goede zzp administratie is buitengewoon belangrijk.  Het hebben van een goede administratie is wettelijk verplicht. Het helpt je ook om op zzp administratie opzettentijd nieuwe ontwikkelingen te voorzien, daarop in te spelen en op het juiste moment de juiste beslissingen te nemen. Administratie wil zeggen: alle gegevens over jouw onderneming die je op papier (ook kladaantekeningen) of elektronisch (bijvoorbeeld met de computer) vastlegt. Jouw zzp administratie moet je goed op zetten en daarna gedisciplineerd bijhouden, bij voorkeur digitaal. Je bereikt dit door de volgende tips:

 1. Begin tijdig met jouw zzp administratie

Met een goede administratie legt je vast wat er in jouw onderneming gebeurt en houdt je overzicht. Als ondernemer bent je wettelijk verplicht een goede administratie bij te houden en te bewaren. Begin daarom meteen met het opzetten van jouw zzp administratie, zelfs als jouw onderneming nog niet eens van start is gegaan. Het bijhouden van een administratie is voor een startende ondernemer meestal geen hobby. Als je de eerste maanden al een achterstand opbouwt, gaat het steeds meer tijd kosten om hierin orde aan te brengen. Als je hier helemaal geen zin in hebt, moet je wellicht je administratie uitbesteden. Dat is door de huidige automatisering al mogelijk tegen scherpe tarieven!

 2. Laat jouw zzp administratie je bedrijfsvoering ondersteunen

Met een goed bijgehouden zzp administratie heb je snel de beschikking over de cijfers van je onderneming om inzicht te krijgen in je kosten, omzet en winst. Aan de hand hiervan kun je inspelen op ontwikkelingen en je activiteiten eventueel bijstellen. Je moet dan je zzp administratie (rekeningschema) zo inrichten dat je de gegevens die belangrijk zijn voor jouw bedrijfsvoering terug kunt vinden. Bijvoorbeeld, als jouw omzet bestaat uit 2 soorten diensten met verschillende afnemers en wijze van acquisitie, dan is het waarschijnlijk handig om de omzet ook in de boekhouding te splitsen.

3. Zorg voor aansluiting met je aangiften

Je zzp administratie vormt de basis van je aangiften. De Belastingdienst moet deze aangiften snel en goed kunnen controleren. Als je zzp administratie niet volledig is en niet binnen een redelijke termijn te controleren is, heeft dat meestal erg vervelende gevolgen. De Belastingdienst zal dan zelf jouw omzet en winst vaststellen en de verschuldigde belasting berekenen. Die vaststelling is bijna altijd nadelig voor jou. Als je het niet eens bent met die berekening, dan zal je zelf moeten bewijzen dat de berekening onjuist is. Dat is lastig en arbeidsintensief! Dit heet 'omkering van bewijslast'.

4.Houd je aan de bewaarplicht

Iedere ondernemer is wettelijk verplicht zijn basis administratie 7 jaar te bewaren na afloop van het boekjaar (fiscale bewaarplicht). Gegevens over onroerend goed, bijvoorbeeld een bedrijfspand, moet je zelfs 10 jaar lang bewaren. Bepaalde onderdelen van jouw zzp administratie worden aangemerkt als basisgegevens. Daarbij moet je denken aan:
  •  het grootboek
  • de debiteuren- en crediteurenadministratie
  • de voorraadadministratie
  • de in- en verkoopadministratie
  • de loonadministratie
De basisgegevens moet je 7 jaar bewaren. Na deze termijn vraagt de Belastingdienst deze gegevens niet meer bij je op.

5.Bewaar je complete zzp administratie

De bewaarplicht geldt niet alleen voor de reeds genoemde basisgegevens. Ook contracten, arbeidsovereenkomsten, agenda’s, uren- en rittenadministraties maken hiervan deel uit (voor zover je deze administraties voert). Maak je bijvoorbeeld regelmatig op papier berekeningen om de aansluiting tussen je administratie, aangiften en jaarrekening te controleren? Bewaar dan deze (klad)berekeningen bij jouw administratie. Verder is de vorm van belang. Gegevens die je digitaal ontvangt of bijhoudt, moet je digitaal bewaren. Gegevens die je op papier ontvangt of bijhoudt, moet je op papier bewaren. Overigens is het verstandig om voor bonnetjes e.d. die al snel niet meer leesbaar zijn, een digitaal archief op te bouwen door ze te scannen.  
Reactie plaatsen
arrow_drop_up arrow_drop_down