Klanten die niet betalen, de nachtmerrie van elke starter en ZZP‘er. Ondernemers hebben debiteuren en lopen daarom debiteurenrisico. Zodra je goederen hebt afgeleverd of diensten hebt verleend, ontstaat een vordering. Het hebben van een vordering op een derde “hoort er bij”. Een vordering verdwijnt door de betaling van de factuur. Het is daarom belangrijk om je facturen sneller betaald te krijgen.
Betalingsconflicten komen vaak voor, hierbij kan of wil de klant niet betalen. Dat kan met reden zijn, omdat hij/zij niet tevreden is of zonder reden. Er zijn klanten die simpelweg de rekening niet betalen en hopen dat ze daarmee weg kunnen komen.
De cijfers zijn verontrustend:
- 50% van alle facturen wordt te laat betaald;
- De gemiddelde betalingstermijn is meer dan 70 dagen;
- 50% van alle bedrijven stuurt een herinnering pas na 60 dagen;
- 80% van de bedrijven geeft hun vordering pas uit handen na 90 dagen;
- Veel facturen tot € 1000,- worden afgeboekt.
Debiteurenrisico beheersen is daarom noodzakelijk. Dat proces start al lang voordat je de eerste factuur verstuurt. Vervolgens moet je het proces van facturatie goed inrichten. Lees hieronder de tips en binnen 4 tot 6 weken zullen jouw facturen sneller betaald worden.
8 tips waardoor jouw facturen sneller betaald worden
1: Start al tijdens de offerte fase
Stuur de offerte snel na de aanvraag, beantwoord vragen snel en vakkundig en stuur de opdrachtbevestiging direct nadat je overeenstemming hebt bereikt. Hiermee laat je zien dat je zaken niet op zijn beloop laat.
Vertel de klant in de onderhandelingsfase welke betaaltermijn je hanteert en vraag hem of hij op tijd betaalt. Dat laatste is een belofte waar je later op terug kunt komen.
2: Factureer snel en om facturen sneller betaald te krijgen
Bij elke verkoop moet je een factuur versturen (is wettelijk verplicht), daar zet je een bepaalde betalingstermijn op, meestal 14 of 30 dagen. De klant heeft dan die termijn om het bedrag te voldoen. Veel beter kun je de uiterste betaaldatum op de factuur zetten!
Stuur de factuur meteen nadat je de opdracht afgerond hebt. Zorg voor een duidelijke vormgeving, zodat het totaal bedrag direct duidelijk zichtbaar is. Gebruik eenvoudige factuurnummers.
Verstuur de factuur uiterlijk 3 dagen na levering en doe dat consequent. Hoe langer je dit uitstelt, des te langer je op je geld moet wachten. Benoem in de factuur de oorspronkelijk gemaakte afspraken met een goede aansluiting op de offerte. Benoem ook de zaken die tussentijds met wederzijds goedvinden zijn gewijzigd, bijvoorbeeld meerwerk in de bouw. Elke maatregel helpt om facturen sneller betaald te krijgen.
3: Bewaak je openstaande facturen
Zorg dat je voortdurend weet welke klanten wel en welke nog niet betaald hebben. Houd dit bij in je administratie. Moderne systemen kunnen je automatisch een waarschuwing geven.
4: Bel je klant op en stuur een herinnering
Bel direct als de betalingstermijn is verstreken. Aan de telefoon krijgt je vaak meer voor elkaar dan met een brief. Luister goed naar de reden waarom jouw klant nog niet heeft betaald. Is er werkelijk sprake van overmacht? Laat de klant een voorstel doen voor (af)betaling.
Is het de klant gewoon ontgaan? Spreek dan af dat binnen enkele dagen betaald wordt.
Blijft de betaling uit na enkele dagen? Stuur een betalingsherinnering, mocht je de factuur digitaal versturen dan is het raadzaam om de herinnering wel gewoon op papier te doen. Dan weet je zeker dat, mocht je een niet-geldig e-mailadres hebben, de herinnering wel aankomt.
Blijf vriendelijk in de betalingsherinnering en verzoek nogmaals om een betaling, geen vermelding van een incassobureau of iets dergelijks. Het is altijd belangrijk om je klantrelatie goed te houden en het kan zijn dat het de klant even ontschoten is. In die herinnering zet je ook weer een uiterste betaaldatum en je stuurt een copie van de factuur mee.
Na die datum wacht je nog 3 dagen en dan sta je voor een belangrijke keus! Stuur je een aanmaning of ga je in gesprek?
5: Ga in gesprek en krijg facturen sneller betaald
De voor de hand liggende reactie is om een aanmaning te sturen in pittige taal en met dreiging van gerechtelijke procedures. Dat kost de minste tijd, maar het levert meestal weinig voor jou op. Alleen het incassobureau wordt er beter van.
Maak een afspraak voor een gesprek, doe een beroep op redelijkheid probeer er in onderling overleg uit te komen. In veel gevallen zal de debiteur een zucht van verlichting slaken, want meestal zijn er nog meer schuldeisers. Luister goed in het gesprek en probeer een regeling af te spreken.
Zet de regeling op papier en stuur die naar je klant. Vraag hem of je de afspraken goed verwoord hebt. Het kost meer tijd maar het levert veel op!
Blijft jouw klant ondanks alles onwillig? Dan blijft helaas alleen de aanmaning over. Doe dit alleen indien je geen enkele andere mogelijkheid meer kunt bedenken!
6: Stuur een aanmaning
Hierin geef je een datum aan wanneer het geld uiterlijk overgemaakt moet zijn. Bijvoorbeeld 10 dagen na dagtekening van de brief. Verstuur deze zowel aangetekend met ontvangstbevestiging als per gewone post. Zo ben je juridisch gedekt mocht jouw klant ontkennen de brief gekregen te hebben.
De aanmaning is op een wat dwingendere toon met nogmaals een termijn van 10 dagen, hierin vermeld je tevens wat er gebeurt als de betaling niet binnen de aangegeven termijn binnen is. Er komen dan incassokosten overheen (voor rekening van klant) en de wettelijke rente komt erbij (vanaf de dag dat de factuur verlopen is).
Dat is heel belangrijk om te vermelden, want als je dat niet doet en je schakelt wel een incassobureau in dan kan het zo zijn dat die kosten voor jouw rekening zijn, omdat je dat niet aan de klant hebt vermeld. Dit zet je overigens ook in je algemene voorwaarden.
7: Haal de geleverde goederen terug
Er zijn 2 mogelijkheden:
Eigendomsvoorbehoud: een gebruikelijk beding in algemene voorwaarden. Hierdoor blijf je de eigenaar van een geleverd product totdat je klant heeft betaald. Haal de geleverde goederen bij de klant op. Dit kan in beginsel alleen als de klant aan de afgifte medewerking verleent.
Ook bij surseance of faillissement van de klant kan aanspraak worden gemaakt op afgifte (de goederen vallen in dat geval niet in de boedel).
Recht van reclame: een wettelijke bepaling waarmee je geleverde goederen kunt terugvorderen als je klant niet betaalt. Dit kan ook bij surseance of faillissement.
Zorg er wel voor dat je jouw goederen binnen 6 weken na het verstrijken van de betaaltermijn terugvordert. Vereist is dat de koopprijs nog niet is betaald. Van uitoefening van dit recht is vanzelfsprekend geen sprake als voor het betalen van de koopprijs een termijn is gesteld en deze termijn nog niet ten einde is.
Toepassing van het recht van reclame gebeurt door een schriftelijke verklaring aan de koper, zowel binnen zes weken na verstrijken van de betaaltermijn, als binnen zestig dagen vanaf de dag van levering.
8: Schakel een incassobureau in
Een incassobureau neemt het van je over nadat je een aanmaning hebt verstuurd en nog steeds de betaling niet binnen hebt. Medewerkers van een incassobureau hebben geen bijzondere bevoegdheden en mogen zelf dus geen beslag leggen. Zij hebben dus niet meer rechten dan jijzelf, een incassobureau komt echter wel een stuk dreigender en serieuzer over dan jij als ondernemer. Bespreek van te voren wat de kosten zijn!
Liquiditeitspositie
Een goed beheer van openstaande vorderingen, zorgt ervoor dat je facturen sneller betaald krijgt. Dit is van grote invloed op je liquiditeitspositie. Meer dan de helft van de faillissementen ontstaat door een slecht beheer van vorderingen en daardoor veroorzaakte liquiditeitsproblemen.
