Urenadministratie voor ondernemersaftrek

Een goede urenadministratie is voor een startende ondernemer belangrijker dan je zou denken. Voldoende uren (1225 uur per jaar en meer dan 50% van je werktijd) besteden aan je onderneming is een voorwaarde voor het mogen toepassen van de ondernemersaftrekposten, bijvoorbeeld de zelfstandigenaftrek en startersaftrek. Ook voor het mogen toepassen van de fiscale oudedagsreserve, geldt het urencriterium. Voor het aannemelijk maken van je uren, heb je een urenadministratie nodig.

Vorm van je urenadministratie voor ondernemersaftrek

Zo'n urenadministratie voor ondernemersaftrek kan er uit bestaan dat je iedere dag een eenvoudig overzichtje maakt van de uren die je hebt besteed aan productie, ontwikkeling, reistijd, administratie, opleiding en acquisitie. Het kan ook in de vorm van een nauwkeurig bijgehouden agenda. Het is van belang dat zo’n urenadministratie enigszins toetsbaar is. Het eenvoudigste is natuurlijk indien die uren blijken uit verzonden facturen. Dat is echter niet altijd mogelijk, als ondernemer besteed je regelmatig uren aan je bedrijf die je niet kunt factureren. Als je een aantal dagen een flinke reis hebt gemaakt voor niet te factureren nazorg bij een klant, dan is het verstandig om de treinkaartjes te bewaren. Ook correspondentie over die nazorg is bruikbaar voor onderbouwing.

Welke activiteiten tellen mee?

Alle activiteiten die je besteed aan jouw onderneming tellen mee in de urenverantwoording. Ook de niet direct productieve uren. Echter, hoe minder concreet de activiteit is, des te sneller zal er discussie met de belastingdienst ontstaan. Productieve en gefactureerde uren zijn duidelijk. Als je meer uren besteed hebt dan je factureert omdat je tijd moest besteden aan onvoorziene problemen, dan tellen alle uren mee als uren voor de onderneming. Ook “improductieve tijd” als nadenken, opruimen, archiveren, administratie doen, zelfstudie en congressen bezoeken tellen mee. Daarnaast uren reistijd, in file staan en wachttijd omdat je extra speling had genomen om op tijd te komen.

Goed gespecificeerde urenadministratie belangrijk

De belastingdienst stelt regelmatig een urenadministratie ter discussie. Het gaat dan natuurlijk om de uren die niet goed toetsbaar zijn. Uren die je hebt gefactureerd staan nooit ter discussie. Als je 2 weken werkt aan het maken van nieuw promotiemateriaal, kom je bij controle niet weg met de registratie van 80 uur “werken aan promotiemateriaal”. Naarmate werkzaamheden minder duidelijk zijn voor de controlerend belastingambtenaar, zullen deze eerder betwist worden. Om dit te ondervangen moet je jouw activiteiten concreet registreren. Bijvoorbeeld door te noemen welke boeken je geraadpleegd hebt, welke sites je bestudeerd hebt, met wie je in contact geweest bent over je promotiemateriaal en welke problemen opgelost moesten worden. Kortom, wij raden je aan om dagelijks de uren te registreren en improductieve uren zo expliciet mogelijk te beschrijven.