Een overtuigende offerte ontvangen, maak je blij. Die gaat over jouw bedrijf en biedt mogelijkheden om jouw bedrijf te laten groeien.
De meeste offertes die je krijgt, maken je helemaal niet blij. Die staan vol met productspecificaties en leverings- en betalingsvoorwaarden. Want na ondertekening is een offerte een juridisch document. Daarin lees je nauwelijks iets van wat je besproken hebt met die accountmanager.
Noem het daarom een voorstel of iets dergelijks. Daarmee verschuift het juridisch jargon naar een later tijdstip. Een voorstel geeft een klant ook meer psychologische ruimte om aanpassingen voor te stellen.
stap1: Wil je wel die overtuigende offerte schrijven?
Een overtuigende offerte schrijf je niet in een verloren uurtje. Dat is gewoon veel werk! Knippen en plakken leidt niet tot het gewenste resultaat.
Daarom moet jezelf een aantal kritische vragen stellen voordat je begint met het schrijven van een offerte:
- Kan je voldoen aan de alle wensen van de klant? Niet? Maak je dan werkelijk een kans in vergelijking met je concurrenten?
- Is het een opdracht die je graag wil uitvoeren? Of heb je liever een ander soort opdracht? Dan is het nog maar de vraag of je een succes kan maken van deze opdracht. En dat zou ten koste van je goede reputatie kunnen gaan!
- Heb je de indruk dat jouw potentiële klant voor de laagste prijs gaat en daarom veel offertes aanvraagt? Wil je voor dergelijke klanten wel veel tijd besteden aan een overtuigende offerte terwijl je weet dat de kans op succes gering is?
Als je de 3 voorgaande niet met “ja” kunt beantwoorden, kun je misschien maar beter wachten op een opdracht waarbij jouw sterke punten volledig tot hun recht komen.
stap 2: Klantwensen in de woorden van de klant
Het uiteindelijke doel van een offerte is natuurlijk om een opdracht te krijgen. Misschien is dat wel een te grote stap in één keer. Als je door een goed voorstel het vertrouwen van de klant kan winnen heb je al een belangrijke stap gezet.
Vertrouwen, de relatie, is het belangrijkste voor het krijgen van een opdracht. Daarna komt de kwaliteit van jouw oplossing en pas daarna de prijs.
Dat vertrouwen van de klant kun je vooral winnen door te laten zien dat je haar/hem goed hebt begrepen. Beschrijf daarom als eerste (na een korte inleiding) de situatie bij haar/zijn bedrijf, de uitdagingen in die situatie en de wensen voor een oplossing.
Beschrijf dat in exact dezelfde woorden als jouw klant heeft gebruikt. Dat is nodig voor de herkenning. Noteer de belangrijke woorden daarom tijdens het voorafgaande gesprek als voorbereiding op die overtuigende offerte!
stap 3: Een overtuigende offerte koppelt jouw oplossing aan de klantwensen
Heb je de klantwensen goed geformuleerd in de woorden van de klant? Dan leg je de verbinding met jouw oplossing.
Introduceer in deze 2e paragraaf jouw oplossing en leg de relatie met de woorden van de klant. Benadruk subtiel de kwaliteit van jouw oplossing.
Gebruik goed leesbare tekst zonder jargon. Som niet alle voordelen van jouw product op, maar houd het beperkt tot die punten die van belang zijn voor het probleem van de klant. En probeer de tekst zo te schrijven dat “scannen” mogelijk is, bijvoorbeeld met bullet points.
stap 4: De investering van de klant
Je bent nu toe aan de 3e paragraaf, het noemen van de prijs of de kosten van jouw oplossing. Maar woorden als “prijs” en “kosten” klinken minder vriendelijk voor jouw klant dan “investering”. Gebruik daarom liever het woord investering.
In deze paragraaf beschrijf je de prijsopbouw van jouw oplossing. Geef ook aan wat de opbrengst van jouw oplossing voor de klant is. Je bespaart hem tijd of geld of je kunt zijn leven gemakkelijker maken. Mogelijk draagt het bij aan de verbetering van zijn bedrijfsprocessen.
En kun je nog iets “weggeven”? Een voordeel op korte termijn is aantrekkelijk. Als mensen kunnen kiezen tussen €100 nu of €120 over een jaar, zullen ze meestal kiezen voor die €100.
Het slot van een overtuigende offerte
Je hebt nu een overtuigende offerte geschreven. Rond de brief af. Vraag een reactie van jouw klant. Nog beter kun je aangeven hoe en wanneer jij de klant gaat benaderen. Voordeel is dat jij het initiatief houdt.
