Heb jij een professioneel administratiekantoor? Hoe weet je dat? Uiteraard heb je veel vertrouwen in het administratiekantoor dat jouw boekhouding verzorgt. Anders had je hen nooit jouw boekhouding toevertrouwd. Maar hoe weet je dat het een professioneel administratiekantoor is?
Een professioneel administratiekantoor controleren?
Ondanks dat het administratiekantoor jouw belastingaangiften indient, blijf jij verantwoordelijk voor die aangiften. Als die fout worden aangeleverd, klopt de belastingdienst aan bij jou. Je zou daarom controle moeten uitoefenen op de kwaliteit ondanks dat je een professioneel administratiekantoor meent te hebben.
Dit artikel legt uit hoe je die controle kunt uitoefenen zonder daar veel tijd in te steken. Immers, juist om tijd te besparen heb je die administratie uitbesteed! Een werkelijk professioneel administratiekantoor zal begrijpen waarom je vragen stelt.
Stap 1: de verkoopfacturen
Als ondernemer stel je meestal zelf je verkoopfacturen op. En je houdt toezicht op tijdige betaling van die facturen. En als je dit ook hebt uitbesteed aan jouw administratiekantoor, kun je maar beter overwegen om dat in eigen hand te gaan houden.
Op basis van de verkoopfacturen is het erg eenvoudig om aan het eind van het jaar de volgende gegevens te berekenen:
- de omzet
- de verschuldigde btw over die omzet
- het totaal bedrag van nog niet-betaalde facturen (debiteuren).
Deze 3 gegevens zou je moeten terug vinden in de jaarrekening van je onderneming. En een professioneel administratiekantoor kan je op aanvraag deze gegevens direct toesturen.
Stap 2: de totale kosten
Het bijhouden van de totale kosten aan de hand van inkoopfacturen en bonnetjes is veel werk. Niet doen dus.
Houd het globaal. Bijvoorbeeld, vergelijk van kwartaal tot kwartaal de btw die wordt teruggevraagd (de zogenaamde voorbelasting) bij vraag 5b van het belastingbiljet.
Het verloop van de voorbelasting over de opeenvolgende kwartalen moet min of meer overeenkomen met het verloop van de kosten. Als dat verloop niet overeenkomt met je gevoel, moet je verder zoeken.
Stap 3: de post privé
Onder de post privé vallen privé betaalde facturen, privé opnames en privé stortingen. Verder kunnen hierop posten geboekt worden zoals btw over privégebruik zakelijke goederen en niet aftrekbare kosten.
Vraag alle mutaties op en bekijk of je die posten herkent. Zo krijg je ook inzicht in de posten die volgens jouw administratiekantoor niet aftrekbaar zijn.
Stap 4: de W & V-rekening
Een professionee administratiekantoor zal de cijfers in de Winst & Verlies rekening vergelijken met het voorgaande jaar. Controleer de verschillen op plausibiliteit en vraag van de posten die je niet begrijpt, de onderliggende mutaties op.
Beoordeel of je de rubricering van de posten logisch vindt. Uit die rubricering kun je ook afleiden of het administratiekantoor jouw business begrijpt. Bijvoorbeeld, kosten van betalen vallen meestal onder bankkosten, maar heb je een webshop met veel verkopen via paypal en iDeal dan ligt het voor de hand om die betaalkosten te rubriceren als “kosten van de omzet”.