Je boekhouding zelf doen? Het kan! Veel startende ondernemers willen in de beginperiode liefst zo min mogelijk geld uitgeven aan een boekhoudpakket of aan een boekhouder. Die zoeken op internet een gratis boekhoudsjabloon en gaan hun boekhouding zelf doen.
Het kan prima maar het kost tijd. En als je ook zelf aangifte wil doen, moet je de belastingregels bestuderen. Dat kost nog meer tijd!
Kies daarom voor een combinatie van zelf doen en uitbesteden. En zorg voor goed toegankelijke ondersteuning voor als je vragen hebt.
Welke onderdelen van een boekhouding zelf doen?
Stel dat je gestart bent als zzp-er of freelancer, of dat je gestart bent met een webshop. Op dat moment kies je meestal voor boekhouding zelf doen of uitbesteden. Je boekhouding is nog niet erg omvangrijk en bestaat dan uit de volgende overzichten:
- de verstuurde verkoopfacturen met btw, onderverdeeld in reeds ontvangen en nog te ontvangen (debiteuren)
- de ontvangen inkoopfacturen en bonnetjes met btw, onderverdeeld in reeds betaald en nog te betalen (crediteuren)
- een overzicht van de mutaties op je zakelijke betaalrekening
- de omzet (totaal verkopen) en kosten gegroepeerd in een winst- & verliesrekening
- een balans met een specificatie per post.
Voor een bedrijfsadministratie geldt een bewaarplicht. Je moet deze overzichten 7 jaar bewaren samen met alle andere gegevens over jouw bedrijf (agenda, controle berekeningen, contracten, ….).
Voor het opstellen van de winst- & verliesrekening en de balans moet je al redelijke kennis van boekhouden hebben. De andere overzichten zijn erg eenvoudig, die kun je makkelijk zelf opstellen, zeker als je bij vragen kunt terugvallen op een deskundige.
Onze klanten die hun boekhouding zelf doen met een gratis boekhoudsjabloon van ons, kunnen ons onbeperkt en gratis vragen stellen per mail of telefoon.
Je boekhouding zelf doen plus je btw aangifte
Als ondernemer moet je (bijna altijd) aangifte btw doen, meestal per kwartaal. Na inschrijving bij de Kamer van Koophandel ontvang je van de belastingdienst een brief waarin staat of je als btw-ondernemer wordt aangemerkt en wanneer je aangifte btw moet doen.
Heb je gekozen voor boekhouding zelf doen dan ligt het voor de hand om ook zelf je btw aangifte te doen. Dat is goed te doen onder de volgende voorwaarden:
- je doet geen zaken met het buitenland
- je hebt niet te maken met verleggen van de btw
- je laat je door een deskundige de regels voor een eenvoudige btw aangifte uitleggen.
Een eenvoudige btw aangifte bestaat dan uit slechts 3 onderdelen:
- het totaal bedrag van jouw verkopen die onder het normale btw tarief vallen plus het bijbehorende btw bedrag
- het totaal bedrag van jouw verkopen die onder het lage btw tarief vallen plus het bijbehorende btw bedrag
- het totaal bedrag van de btw op de door jou betaalde inkoopfacturen en bonnetjes verminderd met de btw die je niet mag terug vragen.
Welke btw mag je niet terug vragen
Ondernemers die hun (eenvoudige) boekhouding zelf doen hebben te maken met de volgende btw regels:
- je mag alleen btw terugvragen als de factuur of het bonnetje voldoet aan de eisen van de btw
- je mag de btw over uitgaven in de horeca niet terugvragen
- als een deel van jouw verkopen niet belast is met btw, mag je slechts de btw terug vragen over kosten voor de met btw belaste verkoop.
Je ziet, dit onderdeel vraagt al wat meer leeswerk. Maar dat is eenmalig.
Tenslotte moet je in de laatste aangifte btw van het jaar correcties verwerken voor privé gebruik van zakelijke goederen. Dat kun je maar beter aan een boekhouder overlaten.
Aangifte inkomstenbelasting
De belangrijkste regels waar je mee te maken krijgt voor de inkomstenbelasting zijn:
- je hebt een jaarrekening (balans en winst- & verliesrekening) nodig; en liefst in een rubricering die aansluit bij de vragen op het online belastingformulier, want anders wordt het invullen erg bewerkelijk en foutgevoelig
- je moet correcties aanbrengen op je winst- & verliesrekening voor kosten die niet of niet geheel als zakelijk beschouwd worden door de belastingdienst
- je moet onderscheid maken tussen kosten en investeringen
- je moet afschrijven op investeringen en dan krijg je te maken met kleinschaligheidsinvesteringsaftrek en willekeurige afschrijving
- je komt als ondernemer in aanmerking voor ondernemersaftrek als je voldoet aan de voorwaarden; de regels voor deze aftrekposten wijzigen elk jaar!
Je ziet, je aangifte inkomstenbelasting zelf doen is heel wat anders dan je boekhouding zelf doen! Dit onderdeel kun je maar beter niet zelf gaan doen. Het zal je veel tijd kosten en de kans op fouten is groot.
Hoe besparen op de kosten van jouw boekhouder?
Als je kiest voor de optie boekhouding zelf doen, doe je dat om te besparen op de kosten van je boekhouder. Je bent dan in goed gezelschap! In een onderzoek uit 2013 was de uitkomst dat 53% van de zzp-ers hun boekhouding zelf doen. Hoe pak je dat aan? En je wilt er niet heel veel tijd in stoppen!
De regels voor boekhouden zijn stabiel, maar de regels voor de belastingen wijzigen elk jaar. Daarom is het bijna altijd verstandig om je te beperken tot de meest voorkomende boekhoudkundige activiteiten (boeken van facturen en bonnetjes) en de standaard btw aangiften.
De standaard aangiften btw zelf doen, is niet ingewikkeld. Zeker niet als je voor vragen gemakkelijk kunt terugvallen op een deskundige.
De volgende activiteiten kun je beter overlaten aan je boekhouder:
- laatste btw aangifte van het jaar met correcties voor privé gebruik
- de balans en de winst- & verliesrekening in een rubricering die aansluit op de aangifte inkomstenbelasting
- de aangifte inkomstenbelasting.
Wij geven onze klanten die een deel van hun boekhouding zelf doen, een boekhoudsjabloon die wij efficiënt kunnen verwerken. Daardoor kunnen wij hen een aantrekkelijke korting bieden. Daarnaast kunnen ze ons onbeperkt en gratis vragen stellen, zodat ze niet vastlopen.
Je zou in aanvulling op voorgaande aan je boekhouder kunnen vragen om alle boekingen te controleren en de btw aangiften te verzorgen. In dat geval wordt de besparing door zelf wat te doen wel erg minimaal ten opzichte van de kosten van volledig uitbesteden. Moderne boekhouders hebben namelijk software die gescande facturen grotendeels automatisch inlezen. Het tarief wordt dan zo hoog dat je voor een geringe meerprijs kunt kiezen voor volledig uitbesteden.
