arrow_drop_up arrow_drop_down
11 december 2014 

Rittenregistratie; 6 valkuilen voor autokosten bijtelling

Met een rittenregistratie kun je de bijtelling voor privé gebruik van je zakelijke auto voorkomen. De autokosten bijtelling is van toepassing als een zakelijke auto ook voor privé gebruik ter beschikking staat. Tenzij je kunt bewijzen dat je er hoogstens 500 km per jaar privé in rijdt.

Je kunt met een sluitende en controleerbare rittenregistratie bewijzen dat je op jaarbasis, niet meer dan 500 privékilometers hebt gereden. In je rittenregistratie moet je het volgende vermelden:

  • het merk van de auto
  • het type van de auto
  • het kenteken van de auto
  • de periode waarin je de auto ter beschikking hebt (gehad)
  • de ritgegevens (een rit is de enkele reisafstand tussen twee adressen).

 

valkuil 1: Je gebruikt schattingen en/of afrondingen in je ritgegevens

In je rittenregistratie moet je per rit de volgende gegevens volledig en nauwkeurig vermelden:

  • de datum
  • de begin- en eindstand van de kilometerteller
  • het adres van vertrek en het aankomstadres (alleen voor zakelijke ritten). Als je vanaf jouw werkadres naar een afspraak rijdt en daarna weer terug, zijn dat 2 ritten. Je schrijft de aankomst- en vertrekadressen op van zowel de heen- als de terugreis
  • de route die je hebt gereden, als je niet de meest gebruikelijke route hebt genomen
  • of het een privé rit is of een zakelijke rit
  • de privé-omrijkilometers als je tijdens dezelfde rit zakelijke kilometers en privékilometers rijdt.

Als jouw rittenregistratie wordt afgekeurd door de Belastingdienst, krijg je alsnog een bijtelling voor privé gebruik. Dat verhoogd jouw belastbaar inkomen. En nog erger, op onvolledige of onjuiste rittenregistratie staan hoge boetes!

 

Valkuil 2: Je vergeet privé-omrijkilometers te noteren als privé

Meestal is het wel duidelijk of een rit zakelijk of privé is. Soms zijn er ritten met zowel een privé als zakelijk karakter, dat vraagt extra aandacht.

Woon-werk verkeer is zakelijk. Als je op weg naar je werk omrijdt voor een privé boodschap, dan zijn de extra kilometers privé.

 

Valkuil 3: Je noteert een rit uit zakelijke overwegingen als zakelijk

Als je tijdens werktijd even naar de huisarts gaat met je auto om tijd te sparen, is dat een zakelijk argument, maar de belastingdienst beschouwd dit als een privé rit.

Een rit naar de receptie van een zakenrelatie is zakelijk, inclusief het thuis ophalen van je partner.

 

Valkuil 4: Een collega leent jouw bedrijfsauto en registreert de rit niet

Als het bedrijfsbeleid het onderling uitlenen van bedrijfsauto’s toestaat (en ook vermeld!), dan is er geen probleem op het gebied van rittenregistratie. Wel is het zo dat de rittenregistratie voor dit voertuig goed moet worden bijgehouden en jij als de oorspronkelijke bestuurder blijft te allen tijde verantwoordelijk voor de kilometerregistratie.

De Belastingdienst zal dan ook aan het einde van het jaar bij jou de administratie opvragen.

 

Valkuil 5: Je houdt geen rekening met de privé kilometers van je collega

Wanneer jouw bedrijfsauto tijdens het uitlenen wordt gebruikt voor privégebruik, dan tellen deze privékilometers mee voor jouw privé kilometers. De grens van 500 privékilometers voor de bijtelling autokosten wordt dan dus eerder overschreden.

 

Valkuil 6: Je bewaart alleen een rittenregistratie voor de fiscus

Let op, naast een juiste rittenregistratie moet je ook andere documenten bewaren, die aantonen waarom een rit gereden is bijvoorbeeld agenda’s, gegevens van onderhoudsbeurten, werkorders en facturen. Alleen de rapportage van de kilometerregistratie is dus niet genoeg.

 

Keurmerk rittenregistratie

Leveranciers van systemen voor rittenregistratie hebben een keurmerk ontwikkeld. Maakt je gebruik van een systeem met het Keurmerk RitRegistratieSystemen, dan neemt de belastingdienst aan dat jouw rittenregistratie sluitend is. Zij kunnen nog wel onderzoeken of een rit zakelijk of privé is.

 

Een rittenregistratie dient niet bij voorbaat te worden verworpen als deze niet aan alle vereisten van de belastingdienst voldoet, maar de administratie in combinatie met andere bewijsmiddelen moet wel ten minste zodanig sluitend zijn dat daaruit eenduidig kan worden afgeleid hoeveel kilometers er zakelijk en privé met auto zijn gereden.

yvonne groot
Door

yvonne groot

op 9 November 2016

als de auto van de zaak op mijn naam staat en mijn collega en ik rijden om de week , woon werk en haalt mijn collega mij van huis op en parkeert de auto bij hem thuis, mag dat? er zit een ritregistratiekastje in.

Thora
Door

Thora

op 4 October 2017

Ik heb een 'eenmanszaak' en moet een nieuwe auto kopen - mijn boekhouder zegt dat ik beter een (oudere) auto kan kopen en op prive zetten, maar mij lijkt het toch veel gunstiger als ik er een 'op de zaak' koop..? Ik rij niet veel kilometers per jaar, ik denk ongeveer 50-50 prive en zakelijk, of 40-60, maar altijd meer dan 500km per jaar prive -> moet ik dan per se toch altijd een rittenregistratie bijhouden, of kan het dan ook zonder?

Rien van der Wilt
Door

Rien van der Wilt

op 5 October 2017

Hallo Thora, een auto op de zaak is niet altijd voordeliger dan een privé auto, tenzij je een auto koopt met een lage bijtelling. Ik raad je aan om daar vooraf een goede berekening van te maken waarin je ook de btw meeneemt. Als je meer dan 500 kilometers per jaar rijdt, krijg je te maken met de bijtelling. Een rittenregistratie is dan niet nodig. Voor de btw is het vaak voordelig als je een registratie van de zakelijke ritten (en totaal aantal kilometers) bijhoudt. Dit is veel minder werk dan een volledige rittenregistratie.

Frans
Door

Frans

op 4 December 2017

Hallo, Ik hebw nu een busje van mijn werk. Ik gebruik deze voor huis naar werk te rijden. Einde dag ga ik van mijn werkadres naar de sportschool en van de sportschool naar huis. Kunt u aangeven waar en hoe de privé km gaan tellen.

Rien van der Wilt
Door

Rien van der Wilt

op 5 December 2017

Beste Frans, De extra kilometers t.g.v. het omrijden naar de sportschool zijn privé. Woon-werk verkeer is zakelijk voor de inkomstenbelasting.

L.Rijsdijk
Door

L.Rijsdijk

op 13 December 2017

Hallo, Mijn zoon heeft sinds kort een auto van de zaak zonder bijtelling. Hij woont nog bij ons, maar rijdt ook regelmatig vanuit zijn werk naar zijn vriendin, waar hij dan slaapt. De rit naar zijn vriendin is korter dan die naar zijn woonadres. Valt de rit naar zijn vriendin onder woon- werkverkeer? Als dat niet is hoe registreer je dan de omrijkilometers?

Rien van der Wilt
Door

Rien van der Wilt

op 13 December 2017

Lastig te zeggen. Je zou dat adres van de vriendin kunnen beschouwen als een 2e woonadres. Maar officieel kun je slechts één woonadres hebben. Fiscaal hangt de beoordeling af van de feiten en omstandigheden. Maakt wel kans denk ik. Ik adviseer je om dit middels een brief uit te leggen aan de BD en een uitspraak te vragen.

Stan
Door

Stan

op 17 April 2018

Ik maak tegenwoordig gebruik van een rittenregistratie app, echt super! Het enige dat ik doe is de app starten bij vertrek en stoppen bij aankomst. Vervolgens even aangeven of de rit privé of zakelijk is en alles staat geregistreerd. Super tevreden over deze manier van rittenregistratie!

Erik Hofmeester
Door

Erik Hofmeester

op 21 December 2018

Heb een Audi A3 e-tron. De laadpaal staat ca 2 kom van mijn huis en 1,5 km van de plaats waar ik werk. Rij dus de auto ernaartoe, loop naar huis, auto wordt opgeladen en later rij ik de auto naar huis. Neem aan dat dit ook zakelijke kilometers zijn?

Rien van der Wilt
Door

Rien van der Wilt

op 2 January 2019

Beste Erik, Dit is vergelijkbaar met onderweg brandstof tanken. Het zijn dus zakelijke kilometers

Willem
Door

Willem

op 9 January 2019

Hoe zit het wanneer je op de terugweg tijdens een zakelijke rit, niet de gebruikelijk route, maar de kortste route neemt omdat je langs die route privé wat wil bezoeken. Je maakt dan minder kilometers, dan wanneer je dat bezoek niet zou doen (je bent wel langer onderweg). Hoe neem je deze kilometers op in je administratie?

Rien van der Wilt
Door

Rien van der Wilt

op 9 January 2019

Beste Willem, Maak het niet te ingewikkeld. Niemand verbiedt je om de kortste route te nemen. Die noteer je als zakelijke rit.

Guido
Door

Guido

op 21 February 2019

Ik heb een auto op grijs kenteken ter beschikking van de zaak zonder bijtelling. (Dus maximaal 500km privé) Mag ik bij een file ook een andere route kiezen met meer kilometers? Geldt dit dan als zakelijke km's? Eigenlijk is de route voor mijn terugreis altijd 2 km om, omdat dit veel sneller gaat.

Rien van der Wilt
Door

Rien van der Wilt

op 23 February 2019

Beste Guido, Als dat een privé rit is zijn de extra kilometers eveneens privé. En als het een zakelijke rit is, zijn de extra kilometers ook zakelijk.

Grietje Klaster
Door

Grietje Klaster

op 1 April 2019

ik kan niet overal tanken maar moet 15 km rijden omdat ik in een afgelegen dorp woon is dit zakelijk of prive?

Rien van der Wilt
Door

Rien van der Wilt

op 2 April 2019

Lijkt me dat dit afhankelijk is van de omstandigheden. Je kunt 500-700 kilometer rijden op een tank. Met een aparte rit van 15 kilometer alleen om te tanken laad je de verdenking op je dat je een privé rit als zakelijk wil aanmerken i.v.m. dat tankstation.

Esther
Door

Esther

op 14 September 2019

Als ik een auto huur voor ongeveer 4 dagen per week (alleen voor zakelijke km), zijn er dan nog kosten die aftrekbaar zijn? Is rittenregistratie dan ook nodig of heb ik aan de rekeningen met BTW genoeg? Het gaat hier alleen om de wintermaanden. De rest van het jaar gebruik ik mijn motor.

Rien van der Wilt
Door

Rien van der Wilt

op 16 September 2019

Hallo Esther, Naast uiteraard de huur van die auto zijn alle overige kosten voor die auto (parkeren, brandstof, wassen, ....) aftrekbaar. Voor alle dagen waarop je de auto ter beschikking hebt, moet je een sluitende rittenadministratie bijhouden. Als je dat niet doet, moet je bijtelling voor privé gebruik aangeven bij de aangifte IB.

Roy van de Sluis
Door

Roy van de Sluis

op 26 November 2019

Ik heb 10 maanden met een sluitende rittenregistratie gereden bij mijn vorige werkgever, nu heb ik een nieuwe werkgever en in die auto mag ik wel prive rijden. Kan dit nog problemen geven? Want nu heb ik geen kilometer registratie meer

Rien van der Wilt
Door

Rien van der Wilt

op 26 November 2019

Beste Roy, Als je aantoonbaar minder dan 500 privékilometers per jaar rijdt, heb je geen bijtelling. In dit geval kun jij over november en december niet aantonen wat het aantal privékilometers is. Die 500 kilometer geldt per kalenderjaar. Jij moet daarom bijtelling rekenen over het gehele kalender jaar, ook over de eerste 10 maanden. Je kunt daarom beter zorgen voor aantoonbaar minder dan 500 privé kilometers over het hele jaar door een sluitende rittenregistratie over november/december.

Berry van der Veen
Door

Berry van der Veen

op 30 November 2019

Voor mijn werk is het tijdelijk noodzakelijk om in Duitsland te werken. Ivm de reistijd en afstand van 200+ km’s enkele reis overnacht ik dan doordeweeks in een gehuurde kamer. Hoe geef ik dit op in de rittenregistratie gezien mijn officiële woonhuis in Nederland staat? Als ik dan in de avond ga eten zijn dit dan ook privé km’s gezien ik niet de optie heb mijn eigen auto te gebruiken?

Rien van der Wilt
Door

Rien van der Wilt

op 30 November 2019

Beste Berry, Dit zijn allemaal zakelijke ritten. Van elke rit geef je het vertrekadres en bestemmingsadres op. Jouw huisadres speelt daarin geen rol.

Jacob
Door

Jacob

op 3 January 2020

De route die routeplanners aangeven is erg onhandig voor mij (komt over een kruising waar je erg lang moet wachten in de spits), als ik 0,5km omrij kan ik meteen door. Loop ik kans dat BD een routeplanner naast mijn ritregistratie houdt? Het telt wel aan, elke dag 1 km meer rijden (ik heb geen box in de auto, registreer handmatig)

Rien van der Wilt
Door

Rien van der Wilt

op 3 January 2020

Hallo Jacob, Voor de rittenregistratie geldt de meest gebruikelijke route, dus de route die de meeste mensen zullen gebruiken. Dat hoeft niet de kortste route te zijn. Dus lijkt me geen probleem.

Johannes
Door

Johannes

op 8 January 2020

Zijn het zakelijke km's als je een collega ophaalt om samen naar kantoor te rijden? Hierdoor moet je namelijk een aantal km's omrijden. De collega kan ook zelf rijden, maar samen is beter voor het milieu.

Rien van der Wilt
Door

Rien van der Wilt

op 8 January 2020

Beste Johannes, Rijden de werknemers samen met een auto van de zaak, dan is er sprake van ‘vervoer vanwege de werkgever’. Wettelijk is het zo geregeld dat er dan géén onbelaste kilometervergoeding uitbetaald kan worden aan de meerijder. Het is dan wel verstandig om dit meerijden schriftelijk vast te leggen en te laten ondertekenen door de werkgever.

Gerard
Door

Gerard

op 21 February 2020

Hallo Rien, 3 vragen: Zijn de regels voor het privé rijden veranderd in 2020? Als je het hele jaar bijna geen prive kilometers rijd en in de zomervakantie ongeveer 400km heeft de belastingdienst hier problemen mee? En is het ergens terug te vinden?

Rien van der Wilt
Door

Rien van der Wilt

op 22 February 2020

Beste Gerard, De regels zijn in 2020 niet gewijzigd. Als je per jaar minder dan 500 privé kilometers rijdt, hoef je geen bijtelling voor de inkomstenbelasting te betalen. Je moet dan wel een sluitende rittenregistratie hebben.

Wouter
Door

Wouter

op 10 June 2020

Hallo Rien, Ik moet voor mijn werk naar een van de Waddeneilanden. Ik zet de auto in de parkeergarage op de vast wal en verblijf voor privé doeleinden nog een weekend op het eiland. Kan ik deze heen- en terugrit 'zakelijk' opvoeren?

Rien van der Wilt
Door

Rien van der Wilt

op 10 June 2020

Hallo Wouter, Ja hoor, de zakelijke kosten zijn aftrekbaar. De extra kosten voor privé verblijf zijn uiteraard niet aftrekbaar.

Reactie plaatsen