Buitenlandse seminars volgen in Monaco, Marbella of Los Angeles en dan gesponsord door de fiscus. Wie wil dat niet?
Wij krijgen er veel vragen over en daarom leggen we in dit artikel de regels uit voor aftrek van kosten voor buitenlandse seminars. Als we in dit artikel de aanduiding buitenlandse seminars gebruiken, vallen daaronder ook congressen en studiereizen.
Voorbeelden van vragen over buitenlandse seminars
Op onze website hebben we de laatste maand bijvoorbeeld de volgende vragen gekregen:
Door Kevin op 29 mei 2018:
“Ik ben een online reisbureau begonnen voor reizen naar Amerika en Canada. Wanneer kan ik reizen naar deze landen aanmerken als studiereis en zijn deze ook aftrekbaar?”
Door Jayden op 23 mei 2018:
“Momenteel werk ik met probleemjongeren in de regio Amsterdam, daarnaast geef ik nog voetbalclinics aan jongeren. Aankomende zomer ga ik naar Miami en Los Angeles om daar onderzoek te doen naar hoe het voetbal daar is ontwikkeld en wat ik daarin kan betekenen. Daarbij zal ik om mijn expertise te vergroten kijken hoe de probleemjongeren in Los Angeles worden behandeld. Echter maak ik persoonlijk nog een tussenstop in Las vegas van 4 dagen. Kan ik alle kosten buiten Las Vegas om indienen (Verblijf Miami, LA en vlucht NL-Miami-Los Angeles -NL).”
Door Willemijn op 7 mei 2018:
“Ik heb de mogelijkheid om deel te nemen aan een studiereis naar Curaçao. Deze reis heb ik nodig om mijn werkzaamheden als dyslexiebehandelaar op ZZP basis goed vorm te kunnen geven. Hoe zit het met de reis- en verblijfskosten? Je schrijft dat deze beperkt aftrekbaar zijn? Wat is beperkt?”
Wanneer zijn kosten van buitenlandse seminars aftrekbaar?
Bij de beoordeling van de vraag of kosten aftrekbaar zijn, let de belastingdienst op het motief. Als duidelijk is dat je de kosten volledig hebt gemaakt voor de zakelijke belangen van je onderneming, accepteren ze de kosten als aftrekpost.
Op de site van de belastingdienst is ook nog het volgende te lezen: ”U bent als ondernemer vrij om te bepalen welke kosten u voor de onderneming maakt en hoeveel. Wij bemoeien ons daar gewoonlijk niet mee. Alleen als uw kosten vergeleken met de zakelijke belangen erg hoog zijn, kunnen wij ingrijpen: er mag dan worden getoetst of er tussen die twee nog wel een redelijke verhouding is.”
Twee dingen staan dus voorop: motief en redelijke verhouding tussen kosten en zakelijke belangen. Deze problematiek komt volledig aan de orde bij aftrek van kosten van buitenlandse seminars. Hierbij roepen plaatsen als Monaco en Marbella meer vragen op dan Gdansk of Chernobyl.
Huidige beroep, motief en redelijke verhouding
In eerste instantie zal de belastingdienst nagaan of de inhoud van dat seminar een duidelijk verband heeft met je huidige beroep. Het moet gaan om in stand houden of uitbreiden van je kennis. Als het een studie voor een nieuw beroep betreft, valt die onder scholingskosten en dan zijn btw, reis- en verblijfkosten niet aftrekbaar.
Als dat buitenlandse seminar in Marbella duidelijk gericht is op je huidige beroep, komt de vraag naar het motief. Is het motief volledig zakelijk of zijn er in privé voordelen? Het motief is lastig te beoordelen. Als je alleen dat seminar volgt en daarna naar huis gaat, dan loopt de aftrekbaarheid geen gevaar. Maar als je verblijfsperiode duidelijk langer is dan de duur van het seminar, word je motief minder overtuigend. En als je ook nog je partner meeneemt, wordt het verhaal nog lastiger.
Tenslotte de redelijke verhouding. Dat betreft de verhouding tussen de kosten en de zakelijke belangen. Als je een zeer bescheiden inkomen uit je onderneming haalt, is een duur seminar uit zakelijke overwegingen minder geloofwaardig.
Beoordeling van de hierboven genoemde vragen
Kevin:
Betreft geen seminar maar meer een reis om de zakelijke mogelijkheden te verkennen. In principe is een zakenreis volledig aftrek baar. Het zal moeilijk zijn om de zakelijke aspecten van deze reis overtuigend zichtbaar te maken. En als starter is de omzet van zijn reisbureau waarschijnlijk nog zo bescheiden dat het belang van die reis ongeloofwaardig is.
Jayden:
Die studiereis heeft alles in zich om afgekeurd te worden. De studie is vaag en motief niet overtuigend, Het zakelijk belang voor zijn huidige functie lijkt nauwelijks aanwezig.
Willemijn:
Deze studie lijkt te voldoen aan de voorwaarden, zeker als ze er geen vakantie aan vast knoopt en/of samen met haar partner reist.
Kosten beperkt aftrekbaar
Als een buitenlands seminar voldoen aan de eisen voor kostenaftrek, gelden er wel beperkingen. Omdat aan dit soort kosten altijd privé voordelen zitten zijn de studiekosten voor maximaal 80% (2017 73,5%) aftrekbaar voor de inkomsten- en vennootschapsbelasting.
Voor de aftrek van de reis- en verblijfkosten van seminars, congressen en studiereizen geldt een maximum van €1.500 per jaar (wet IB, artikel 3.16).
Voor de btw gelden weer andere regels. Het is goed om daarmee bij de inrichting van je administratie rekening te houden.
